Tilbud

Xena hjælper med at holde styr på tilbudshistorikken.

 

For design af tilbudsrapporten, henvises til guiden Rapporter og udskrifter. Tilbuddet ligner i udgangspunktet en faktura, så er der uploadet et logo og valgt farver til fakturaen, vil tilbudsformularen automatisk få samme tema/logo.

 

Opret tilbud

Et tilbud starter med oprettelse af en ordre. Alle dine aktive tilbud finder du i Xena via menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt, på fanen 'Tilbudsliste'. 

Når du opretter ordren, skal du vælge type 'Salgsordre'. Har du oprettet skabeloner, kan du vælge en skabelon for ordren.

 

Indtast tilbud

Øverst på ordrehovedet udfylder du vigtige stamoplysninger vedr. tilbuddet:

• Vælg en partner, som er den kunde der skal modtage tilbuddet
• Det er en god idé at oprette en ordrestatus til alle dine igangværende tilbud
• På fanen 'Dokumenter' kan du vedhæfte relevante billeder, tegninger og øvrige dokumentation

Du kan på tilbuddet oprette flere opgaver. For hver opgave indtastes tekster og varelinjer tilføjes.

• Tekster til tilbuddet indtastes i de 2 felter 'Beskrivelse' og 'Notat'. Begge felter udskrives som standard på tilbuddet
• Tilføj ordrelinjer hvor du vælger varenr., antal og pris. Hvis ikke du har et varenr., skal du huske i stedet at vælge en varegruppe. Se mere om det her.

 

Udskrivning af tilbud

Når tilbuddet er færdigt, skal du have det udskrevet/e-mailet til din kunde. Dette gør du via menuen for ordren (de 3 prikker) og her vælger 'Opret tilbud'.

• Indtast ønsket 'Dato' for tilbuddet
• Hvis du kun ønsker at afgive tilbud på en del af ordren, vælger du i dialogen 'Delvis tilbud', og vælger de opgaver, der skal medtages på dette tilbud
• Tryk på 'Afgiv tilbud' for at danne udskriften/e-mailen

 

 

Tilbud gemmes

Hver gang du udskriver eller sender et tilbud, gemmes det på ordren - både på opgaverne samt på fanen 'Dokumenter'. Tilbuddet får ordrenummeret som tilbudsnummer, sammen med et løbenr., som fortæller hvilken version tilbuddet har.

Et tilbud er en åben ordre, som løbende kan tilpasses. Udskrives ordren som faktura eller slettes ordren, bliver den fjernet fra tilbudslisten.

Har du tilføjet varer med lagerstyring på tilbuddet, som du ønsker at reservere, så skal du danne en følgeseddel.

Laver du et nyt tilbud på samme ordre, sker nedenstående:

• Der dannes et nyt tilbud med næste løbenummer, og dette tilbud vil automatisk være det aktive
• Du ser det aktive tilbudsdokument på opgaverne på ordren
• I ordreoversigten på fanen 'Tilbud' ser du det aktive tilbud
• På partneren gemmes en log med det afsendte tilbud
• Tilbudsdokumentet gemmes både på ordren og på partneren

For at se dine aktive tilbud, vælger du menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt, vælg fanen 'Tilbudsliste'.

 

Du kan også se dem i menuen Salg > Statusoversigt.

Her kan du vælge din statustype for dine tilbud. Bemærk, at de status typer du kan vælge mellem, er dem som er oprettet for netop dit regnskab. Du kan f.eks. have en statustype du kalder 'Aktive tilbud', så du altid har overblik over de tilbud der endnu ikke er accepteret/afslået af din kunde.

---

---