Rykker

Xena rykkersystem er meget enkelt at bruge. Der rykkes pr. forfalden faktura, og der holdes styr på hvilke rykkere der er sendt, så kravene er opfyldt for en evt. senere inkassosag.

Sådan kommer du i gang

Før rykkersystemet kan tages i brug, er der 2 ting som skal være på plads. 

1. Der skal oprettes rykkerformularer og et rykkerflow
2. Alle indbetalinger skal være bogført, og de skal være udlignet med de fakturaer som de vedrører

 

Opsætning

Rykkeropsætningen er meget enkel:

1. Vælg menuen Salg > Rykkere > Rykkeropsætning, eller Opsætning > Partneropsætning > Rykkere
2. Tryk på 'Opret standard rykkeropsætning', hvis ikke rykkerkoderne er oprettet på forhånd.

Nu er rykker 1, 2 og 3 oprettet. Tryk på beskrivelsen for rykkerkoden for at redigere den.

• 'Respitdage' er det antal dage der skal gå efter forfald, før dette rykkerstep skal foreslås
• 'Rentesats' er den renteprocent som beregnes pr. påbegyndt måned efter forfald
• Indtast ønsket rykkergebyr der skal opkræves og bogføres pr rykkerkode

 

OBS: Hvis ikke du vælger et rapportlayout på en rykkerkode, vil der stadig blive dannet en e-mail, når du opretter rykkeren, men denne e-mail vil ikke have vedhæftet et rykkerdokument. Denne rykkerkode bruges, hvis du ønsker i dit rykkerflow at sende en e-mail til kunden om manglende betaling, uden at specificere hvilke fakturaer det drejer sig om.

Herunder ses eksempel på en rykkeropsætning:

 

Udligning af indbetalinger

Når der modtages penge for en faktura, kan dette bogføres flere steder.

Men for ikke at sende rykker på en faktura som ER betalt, er det vigtigt at betalinger udligner de fakturaer som de omfatter. Har du ikke fået udlignet da du registrerede en betaling, kan du efterudligne inde på hver partner via boksen 'Saldo'.

LÆS MERE: Udligning

 

Rykkeroversigten

Oversigt over hvilke fakturaer der kan rykkes for, finder du i menuen > Rykkere > Rykkeroversigt.

Du kan kun danne én rykker ad gangen, og sende til din kunde. Det er altså ikke muligt at danne bundtvis rykkere i Xena.

Når først en rykker er dannet, kan den ikke gendannes på den samme faktura. Du kan altså ikke fortryde et rykkerniveau. Dog kan du tilbage evt. bogført rykkerbeløb, læs om dette længere nede i denne vejledning.

Vær også opmærksom på, at primoposter ikke indgår i rykkerproceduren i Xena.

 

 

Herunder ses eksempel på en faktura, der er klar til at blive dannet en rykker på.

1: Linjen viser hvilken faktura det drejer sig om. 'Beløb' er fakturabeløbet, 'Restbeløb' er det udestående beløb på fakturaen. Disse 2 er forskellige, hvis kunden kun delvist har indbetalt fakturaen.

2: Udfolder du linjen, vises udligningshistorikken for fakturaen. I det viste tilfælde kan jeg se, at der den 6/7-2021 er bogført en delvis indbetaling på kr. 5.000,00. Derved fremkommer restbeløbet på de kr. 4.042,50, som er det beløb der vil være grundlaget for rykkeren.

3: Her ser du partnerens totale saldo samt forfaldne saldo.

 

Dannelse af rykker

For at sende en rykker, trykker du ganske enkelt på rykkerkoden i kolonnen 'Næste'. 

I dialogen kan du justere renteprocent og rykkergebyr for denne rykkerkode:

• Gem og fortsæt = Ændringer gemmes som ny standard for rykkerkoden
• Fortsæt uden at gemme = Ændringer i felter annulleres, og nuværende standardopsætning anvendes

Når rykkeren er dannet, vises rykkerkoden i kolonnen 'Seneste', og kolonnen 'Næste' opdateres med næste rykkerkode i dit rykkerflow.

 

Bogføring af rykker

Når du har dannet en rykker, og der i denne forbindelse også er bogført renter og/eller gebyr, dannes der en postering på partneren, samt en postering på finanskontoen 'Finansielle poster' 

 

Tilbagefør bogført rykkerbeløb

Hvis du vil eftergive en kunde et bogført rykkerbeløb, er dette ganske simpelt at gøre.

Du skal via partneren trykke på bilagsnummeret for det bogførte rykkerbeløb, i ovenstående eksempel er det bilagsnr. 80003.

Med bilaget åben, trykker du på menuen (de 3 prikker) for transaktionen, og vælger 'Annuller transaktion'.

 

Formel for beregning af renter

Herunder kan du se hvorledes vi beregner rentebeløbet for en faktura:

1. Først udregnes hvor mange dage fakturaen har været forfaldent (kan også ses i rykkeroversigten). 
2. Restbeløbet ganges med renteprocenten, og resultatet divideres dette med 30. Dette giver rentebeløb pr dag.
3. Til sidst ganges det beregnede rentebeløb pr dag med antal forfaldne dage.
4. Er der valgt gebyr på rykkerkoden, lægger dette beløb til rentebeløbet.
5. Det beregnede beløb i alt bogføres på debitoren samt på kontoen 

---

---