Planlæg opgaver i kalenderen

Med adgang til Kalenderen i regnskabet, har du mulighed for at planlægge opgaver til dine medarbejdere.

 

Start med at gennemføre vejledningen Kalenderopsætning, så kalenderen er opsat efter din virksomheds hverdag, inden planlægning påbegyndes. 

Kalenderen findes via menuen Tid > Kalender.

Funktionerne i kalenderen er:

1. Filter
2. Se Opgaver, Fravær eller Tidsregistreringer
3. Valg af dag, uge eller måneds visning
4. Opret aftale/fravær
5. Find næste ledige tid
6. Se Team opgaver
7. Søg i aftaler
8. Rediger aftale
9. Flyt team aftale
10. Generel info vedr. kalender/planlægning

 

1. Filter

Øverst til højre for den lille kalendervisning finder du en tragt. Tryk på tragten for at se/vælge filter.

• Valget af teams og ressourcer bestemmer hvilke medarbejdere der vises i kalenderen
• Valget af medarbejdere kan også bestemmes af søgeord som kan tilføjes på medarbejdere

 

2. Se Opgaver, Fravær eller Tidsregistreringer

• Når 'Opgaver' er valgt, vises kalenderens planlagte aftaler, samt du kan oprette nye aftaler
• Under 'Fravær' vedligeholder du kalenderen med planlagt fravær, såsom ferie og skoleophold
• Vælger du 'Tidsregi.' ses de tidsstemplinger de enkelte medarbejdere har lavet

 

3. Se Dag, Uge eller Måned

Ved hjælp af de tre knapper Dag, Uge og Måned, kan kalendervisningen hurtigt skiftes efter behov.

• Du kan kun oprette aftaler/fravær i dags- og ugevisning
• Helligdage kan kun ses i ugevisningen
• Månedsvisning giver dig et hurtigt overblik over på hvilke dage der er ledig tid i kalenderen

 

4. Opret aftale/fravær

Den letteste måde at oprette en ny aftale på, er ved at højreklikke på ønsket starttidspunkt, ud for den medarbejder opgaven skal tildeles.

Alternativt trykkes på knappen '+' ovenover. Her skal du selv vælge startdato/tidspunkt og medarbejder.

I dialogen ses disse felter:

1. Vælg ordre (eller opret en ny ordre)
2. Aftaletitel foreslås fra opgaven, men kan overstyres
3. Kontroller/indtast startdato og -klokkeslæt.
4. Vælg brugerdefineret varighed, eller angiv manuelt slutdato og -klokkeslæt.
5. Indtast evt. Aftale beskrivelse
6. Vælg ressource (den der skal udføre aftalen)

På samme måde kan der oprettes fravær. Her er forskellen blot, at der skal vælges en fraværskode i stedet for en ordre. Listen viser alle de aktivitetstyper, hvor der IKKE er markering i 'Er på arbejde'.

 

5. Find næste ledige tid

Tryk på kalender-ikonet for at åbne dialogen til at finde næste mulige tid i kalenderen. Hvis ikke ikonet er tilgængeligt, er det fordi du har teamopgaver åben. Luk denne, så bliver knappen tilgængelig.

 

1. Vælg varighed (hvor meget tid skal der være plads til i kalenderen)
2. Vælg fra hvilken dato der skal søges
3. Vælg hvilke teams/medarbejdere der skal søges i
4. Vælg en deadline (du kan maks. søge 1 måned frem i tid)
5. Tryk på knappen 'Se ledig tid'

 

I kalenderen vises ledige tider som lyseblå områder ud for medarbejderne/teamet. Der tages hensyn til planlagte pauser og arbejdstider for hver medarbejder, i forhold til det antal timer du indtastede i varighed.

• Du bladrer ved at trykke på 'Tidligere ledig tid'/'Næste ledig tid'.
• Tryk på den blå bjælke/celle der hvor du ønsker at oprette aftalen.
• Tryk på 'Rediger' for at ændre dine kriterier, eller tryk på 'Luk' for at afbryde og vende tilbage til kalenderen.

 

6. Se Team opgaver

Har du oprettet teams i kalenderopsætningen, kan du vælge at se disse i kalenderen via filteret. Når du har valgt mindst ét team, vises ikonet til at åbne listen over team-opgaver der skal fordeles.

 

Listen indeholder opgaver, der fra salgsordrer er tilknyttet et team. Opgaverne er sorteret efter deadline, med førstkommende øverst.

Det er den samme liste af opgaver medarbejderne ser i appen Eg Go, via menuen Opgaver > Fællesopgaver.

Planlæg en opgave fra listen ved at trække den ind på et team/medarbejder, enten på ønsket dag (ugevisning) eller på ønsket tidspunkt (dagsvisning).

Vil du flytte opgaven tilbage til teamopgaver, trykker du på den planlagte aftale på teamet og vælger 'Flyt alle' (se også afsnittet Rediger team aftale).

 

7. Søg i aftaler

Sidste funktion der findes øverst i kalenderen, er muligheden for at søge efter allerede planlagte opgaver. Du kan f.eks. søge efter kundenavn, eller du kan søge på et specifikt opgavenummer.

I resultatet kan du gå til den planlagte aftale du søgte efter, ved at trykke på pilen yderst til højre.

 

8. Rediger aftale

Hvis du trykker på en aftale, vises en menu med de muligheder du har for at redigere aftalen:

 

Rediger

Åbner dialogen for aftalen til fri redigering. I bunden har du her en knap til at åbne detaljer (åbner ordren på en ny fane). Er det en team opgave, ser du også i dialogen en knap til at returnere opgaven til team opgaver.

 

Split

Deler opgaven i to tidsmæssigt lige store aftaler, hvorefter den ene aftale kan flyttes til en anden medarbejder. Er det f.eks. en opgave der er planlagt til 4 timer, vil der efter split være 2 opgaver á 2 timer. Den ene opgave kan du nu flytte til et andet tidspunkt, eller du kan flytte den til en anden medarbejder.

 

Kopier til

Kopier aftalen til en ny aftale. Dialogen til at oprette aftaler vises, og den er udfyldt med de samme oplysninger som aftalen du kopierede fra. Du kan nu ændre dato, tid og medarbejder for at oprette en kopi af den oprindelige aftale.

 

Slet

Sletter aftalen. Du bliver bedt om endeligt at bekræfte sletningen.

 

 

9. Rediger team aftale 

Har du planlagt en aftale på et team, vises aftalen både på teamet, samt på team medlemmerne. Du kan redigere aftalerne helt som normalt på medarbejderne, men vil du redigere aftalen på teamet har du kun to muligheder:

 

Flyt alle

Trykker du her, flyttes opgaven retur til Team opgaver, og alle planlagte aftaler på de underliggende medarbejdere fjernes. Du kan ny planlægge opgaven helt forfra via Team opgaver listen.

 

Slet

Sletter aftalen på teamet og de underliggende medarbejdere. Du bliver bedt om endeligt at bekræfte sletningen. Opgaven returneres IKKE til Team opgaver. Vil du kun slette aftalen fra en enkelt af medarbejderne i teamet, skal du blot aktivere menuen på den enkelte medarbejder, i stedet for på teamet.

 

 

10. Generel info vedr. kalender/planlægning

Lidt efter lidt vil kalenderen blive fyldt med aftaler, som både vedrører kundeopgaver og administrative virksomhedsopgaver. Aftaler er markeret med den farve, som opgavens status har.

Aftaler kan placeres over længere perioder. Hvis en aftale har en længere varighed end 1 arbejdsdag, vil det være tydeligt vist på aftalen hvornår den startede og hvornår den slutter. Når musen føres hen over en opgave, vil en informationsboks fremkomme, som viser flere detaljer omkring aftalen.

I ugevisningen fremgår det tydeligt, om aftaler er placeret på en eller flere dage. De dage, hvor der er flere aftaler på samme dag, vil aftalerne være placeret kronologisk.

Det fremgår tydeligt af månedsvisningen, hvilke dage der ligger aftaler til hvilke medarbejdere. Dagene får en gul markering når de indeholder aftaler. Når musen føres hen over dagen, vil en informationsboks fortælle, hvor mange aftaler der er placeret på dagen, og hvor mange timer det samlet løber op på.

---

---