Kassekladden

Brug Xenas kassekladde til manuel bogføring, import af FIK adviseringer, periodiseringer, eller til bogføring af bankbevægelser overført fra bankafstemningen.

I Xena findes en god gammeldags kassekladde, som giver mulighed for hurtig indtastning af posteringer.

Du kan fra bankafstemningen overføre bankbevægelser til kladden, så du kan få bogført og afstemt din bank, næsten uden manuelle indtastninger. I princippet kan al bogføring i Xena foretages via kassekladden, både finansbilag, køb/salg og ind-/udbetalinger.

Når alle indtastede bilag stemmer, ser du i bunden før-saldo, bevægelse og efter-saldo på alle konti/partnere du har brugt på kladdelinjerne. Dermed kan du f.eks. afstemme din bankkonto inden kladden bogføres.

Åbn menuen Finans > Kassekladde. Hovedbilledet er delt op i indtastningsdelen øverst, og afstemningsdelen nederst.

Funktionerne i kassekladden

Øverst finder du 2 felter, som bestemmer, hvilket bilagsnummer linjerne tildeles:

Kladde: Kladder oprettes via menuen Opsætning > Finansopsætning, vælg fanen 'Kladder'. Her kan du også justere næste foreslået bilagsnummer for hvert regnskabsår. OBS: Vær opmærksom på at du kun kan justere bilagsnummer op, ikke ned!

Regnskabsår: Vælg regnskabsåret du vil bogføre i. Det er kun muligt at bogføre i ét år af gangen. Næste bilagsnummer hentes fra det valgte regnskabsår.

Kladdelinjer

Dato: Vælg eller indtast dato. Se vejledning for hjælp til hurtigvalg af dato

Bilagsnr.: bestemmes af valgt kladde samt valgt regnskabsår. Bilagsnr. kan overstyres hvis man ønsker at tilføje noget til et tidligere bogført bilag. Man får da en advarsel om at man bilagsnummer tidligere er brugt

Type: Vælg en af nedenstående typer:

• Finans: Til manuel bogføring af salg, køb, løn og andre almindelige bogføringer. I feltet 'Konto' vælges den konto du vil bogføre på. Til sidst kan du vælge enten en Partner (kunde/leverandør) eller en Modkonto (betalingskonto)
• Partnerbetaling: Til bogføring af ind- eller udbetalinger. I feltet 'Partner' vælges den partner der skal udlignes med betalingen. Vælg en Modkonto (betalingskonto)
  
• Kundegebyrer: Til bogføring eller tilbageførsel af renter/gebyrer på kunder. Vælg finanskonto og partner. Hvis rente/gebyr skal tillægges kundens saldo, skal beløbet krediteres. Er det en tilbageførsel af tidligere bogført rente/gebyr, skal beløbet debiteres.

Konto: Vælg en finanskonto eller en varegruppe. Du kan søge efter kontoen med nummer eller navn. Findes kontoen ikke, kan den oprettes via +-knappen

Partner: Du kan søge efter partneren på mange forskellige måder. Skriv f.eks. partnerens navn, saldo, fakturanr. eller beløb, for at finde den partner du vil bogføre på

Beløb eller Debet/Kredit: Beløbsfeltet kan vises som ét felt eller som debet-/kreditkolonner. Hvordan det vises, bestemmer du på 'Min profil'

Modkonto: Her kan vælges mellem alle de konti du har oprettet med kontotype 'Betalingskonto'

Beskrivelse: Indtast en god beskrivelse til bilaget. At skrive Forsikring på en konto for forsikringer giver ikke meget hjælp senere. Skriv noget kort der forklarer så meget som muligt. Fx Tryg Bilforsikring 876126378 - AA12345

Udligning på partner: For at udligne posteringer på den valgte partner, trykker du på linket under beskrivelsen

Valuta: Ved bogføring af bilag i anden valuta, vælges valutakode her. Der skal være oprettet en kurs for den indtastede dato

Moms: Momskoden hentes fra valgt fra finanskonto. Momskoden kan overstyres, i så fald vises en advarsel nederst i kladden om, at der bogføres med anden momskode end der er standard på kontoen. Momsfradragsprocenten kan overstyres via menuen for linjen. Importmoms og told findes der særskilt registrering for

Afdeling, Bærer, Formål: Felter for dimensioner i regnskabet vises kun hvis der er oprettet dimensioner

Menuen (de 3 streger): Menuen for hver linje indeholder de funktioner, som er lidt mere sjældent brugt, f.eks. vedhæftning af dokument. Bogfører du på en partner, vil det også her være muligt at indtaste leverandørens fakturanr., samt evt. betalingsID til brug ved senere overførsel af betaling til banken.

Generelt om kassekladden

Via menuen øverst til højre finder du bl.a. punkterne:

• Sorter efter bilagsnummer = sorterer alle linjer med mindste bilagsnummer øverst
• Tøm kladde = Slet alle linjer i kladden
• Import = Importer posteringer fra CSV fil
• Importer FIK = Importer FIK-adviseringer fra fil som du har udlæst fra din bank
• Gem skabelon = Her gemmer du nye skabeloner, eller overskriver eksisterende 
• Administrer skabeloner = Her kan du omdøbe og slette skabeloner

Du kan for hvert bilag vælge, om det skal bogføres nu, eller om du vil beholde bilag i kladden og bogføre det senere. Vær opmærksom på, at når du vælger/fravælger en linje til bogføring, vil alle linjer med det samme bilagsnr. også automatisk blive valgt/fravalgt.

Genvejstaster

• Piletaster frem eller tilbage og tab/shift+tab flytter til næste eller forrige felt.
• Tab ved sidste felt fra en linje flytter til første felt i linjen under (skaber ny linje hvis nødvendigt).
• Piletast ned skaber ny linje hvis nødvendigt
• Piletast op og ned flytter markøren mellem linjerne i samme felt
• CTRL - (minustegn) Sletter linjen du står på 
• CTRL+ (plustegn) indsætter ny linje over der, hvor du står
• Ctrl-Alt-pil ned rykker linjen ned

Skabeloner i kassekladden

Du har mulighed for at oprette skabeloner, som du kan benytte til at bogføre tilbagevendende posteringer.

1. Indtast de kladdelinjer du ønsker at gemme som skabelon til senere brug
2. I menuen for kassekladden vælger du 'Gem skabelon'
3. Vælg enten at gemme ny skabelon, eller at overskrive en eksisterende

Vær opmærksom på, at har du vedhæftet dokumenter til kladdelinjerne, gemmes disse ikke med i skabelonen.

Når du har gemt din første skabelon, vil du fremover i bunden af kladden finde linket 'Indsæt fra skabelon'.

Når linjer oprettes via en skabelon, vil bilagsnummerering følge skabelonens opbygning af bilagsnumre, så linjer med ens bilagsnr. i skabelonen, vil også have ens bilagsnr. når skabelonen hentes ind i en ny kladde.

Datoen for kladdelinjerne der indsættes, vil være lig med datoen for den senest tilføjede linje i kladden.

Har du ændringer til en tidligere gemt skabelon, så start med at hente skabelonen ind i en tom kladde.

1. Foretag dine ønskede ændringer på linjerne hentet fra skabelonen
2. I menuen vælger du 'Gem skabelon'
3. Vælg at du vil overskrive en eksisterende skabelon
4. Vælg skabelonen du startede med at hente ind i kladden og tryk 'Gem'.

Periodisering

For at periodisere en tidligere bogført omkostning, skal du først sikre dig, at du har en periodiseringskonto oprettet. Denne konto skal oprettes med typen Betalingskonto, hvilket gør, at du kan vælge den som modkonto i kassekladden.

1. Start med at tilføje en kladdelinje med dato, finanskonto (omkostningskontoen), beløb der skal periodiseres og beskrivelse
2. Har omkostningskontoen en momskode, skal du manuelt slette momskoden på linjen!
3. I menuen ud for linjen (de 3 prikker) vælger du 'Periodisering' 
4. I dialogen vælger du din periodiseringskonto som modkonto
5. Indtast antal måneder omkostningen skal periodiseres ud på
6. Tryk på knappen 'Fordel' for at få oprettet forslag til periodiseringsposteringer

 

 

Vær opmærksom på:

• Du kan kun vælge periodisering, hvis datoen for kladdelinjen ligger i det valgte regnskabsår
• Du kan kun foretage periodisering indenfor samme regnskabsår