Brug af Indbakken
Hver bruger har sin egen indbakke i Xena. Indbakken er en smart og simpel måde, til at håndtere alle typer dokumenter, du ønsker at gemme i Xena.
Indbakken kan håndtere alle typer dokumenter: Kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder osv., altså alle de bilag/billeder du ønsker at gemme eller arbejde videre med i Xena.
Upload dokumenter til indbakken
Du finder indbakken i menuen Finans > Bilagsregistrering.
Øverst ser du din unikke e-mailadresse til din indbakke i dette regnskab. Har du f.eks. taget et billede på din telefon, og ønsker det gemt i Xena, kan du sende det til din indbakkes e-mailadresse. Efter få sekunder vil billedet blive synligt i indbakken.
Trykker du på e-mailadressen, oprettes en ny e-mail i dit eget standard e-mailprogram, hvor modtageren automatisk er udfyldt.
Du kan også manuelt tilføje filer til indbakken, ved ganske simpelt at trække det ind i boksen 'Drop filer for at uploade dem'.
Trykker du på knappen 'Nyt bilag', har du andre metoder til at uploade dokumenter til indbakken:
Lokal enhed: Tryk på knappen 'Vælg filer', og vælg dokumentet der skal uploades. Har du mange dokumenter til upload, kan du på forhånd pakke dem som en zip-fil, og uploade denne. Xena pakker automatisk filerne ud til indbakken.
Xena: Viser samtlige dokumenter der findes i dit Xena regnskab. Øverst kan du søge dokumentet frem du vil have hentet ind i indbakken. Benyttes hvis du f.eks. ønsker at genindtaste et tidligere bogført bilag.
Dropbox: Benyttes til at hente dokumenter fra en Dropbox. Følg vejledningen her
Indbakke: Viser de dokumenter der p.t. ligger i indbakken i Xena.
Funktioner i indbakken
Parkering af dokumenter
Du har mulighed for at parkere et dokument, og dermed filtrere det væk fra de aktive dokumenter i indbakken.
- Tryk på p-ikonet ud for dokumentet
- Indtast evt. et notat for hvorfor dokumentet er parkeret
- Tryk på knappen 'Parker dokument'
- P-ikonet ud for dokumentet skifter nu til at være overstreget
Når dokumentet skal sættes til aktivt igen, trykker du på p-ikonet med overstregningen, ud for dokumentet. I dialogen der vises, trykker du på 'Aktiver bilag'.
Filter
Øverst sættes filteret automatisk til 'Aktive' når du åbner indbakken. Med dette filter sat, ser du kun aktive dokumenter.
Skift filter for at se alle dokumenter, eller f.eks. kun parkerede:
Øvrige funktioner
I højre side ses en forhåndsvisning af dokumentet/billedet. Billeder kan roteres via knapperne ovenover.
Har du ikke redigeret i bilaget endnu, vil det have en ekstra farvemarkering i venstre side. Alle ubehandlede dokumenter vises øverst i indbakken.
For at åbne dokumentet og se detaljer, trykker du på blyant-ikonet.
Via menuen (de 3 prikker) ud for dokumentet har du punkterne:
- Flyt til: (flyt til en ordre, eller til en anden brugers indbakke)
- Detaljer: Vis detaljer for filen (navn, relationer m.m.)
- Download: Gemmer filen på din enhed
- Slet: Fjerner filen fra denne indbakke
LÆS MERE: Dokumentstyring
- Opdateret