Forespørgsel på bilag

I Xena fører alle veje til Rom. Vil du f.eks. forespørge på et bilag, er der mange måder det kan gøres på. Herunder er lidt inspiration.

Alle posteringer i Xena har et bilagsnummer. På hvert bilagsnummer kan der være flere bogføringsspor at følge. Så selvom du genbruger et bilagsnummer, vil det være muligt at se hver enkelt bogført postering individuelt.

Dette lader sig gøre, fordi alle bogførte posteringer tildeles et transaktionsnummer. Transaktionsnummeret tildeles automatisk, og er et unikt nummer, der fortløbende genereres. Uafhængig af hvilken bruger der bogfører, og uafhængig af regnskabsår.

Det er ikke kun finansbilag der tildeles et transaktionsnummer. Det tildeles f.eks. også på bogførte fakturaer og lagertransaktioner. Kort sagt samtlige posteringer.

 

Forespørgsel på bilag

Alle bilag kan findes i menuen Finans > Bilag > Bilagsoversigt. Tryk på bilagsnummeret for at se de bogførte transaktioner på bilaget.

Øverst ses de overordnede data vedr. bilagsnummeret, derunder ses de enkelte transaktioner. Disse er sorteret i kronologisk orden, så øverste transaktion er først bogførte transaktion på bilagsnummeret.

Den øverste del på bilaget er opdelt i 5 faner:

• Detaljer: Grundlæggende data om bilaget. Tryk på redigeringsblyanten for at ændre beskrivelse
• Opsummering: Viser samlet bogført sum på bilagsnummeret, fordelt pr. konto
• Dokumenter: Alle dokumenter relateret til bilaget. Nye dokumenter kan frit uploades
• Ændringslogs: Her ses bl.a. hvornår bilagsnummeret blev oprettet
• Omkostningsregistrering: Viser ordreomkostninger tilknyttet bilaget

Derunder ses transaktionerne på bilagsnummeret. En transaktion kan annulleres, eller du kan ændre datoen. I begge tilfælde dannes en ny transaktion, hvor alle poster har modsat fortegn. Ved ændring af datoen, vil der blive dannet yderligere en transaktion, nøjagtig magen til den oprindelige, men hvor datoen er ændret.

 

Forespørgsel på varegrupper

Kontoplanen i Xena er anderledes bygget op i forhold til traditionelle bogføringssystemer, især hvad angår Nettoomsætning/Vareforbrug. Her er det varegrupperne der afspejles i kontoplanen, og en forespørgsel på en omsætningskonto vil derfor svare til en forespørgsel på en varegruppe.

Tryk på en konto i omsætning/vareforbrug for at åbne varegruppen.

I boksen 'Statistik' ses bl.a. en samlet statistik for gruppen, med en grafisk visning af omsætning/vareforbrug pr måned.

I boksen 'Detaljer' på fanen 'Finanskonto specifikationer' vises en minikontoplan for varegruppen med nettoomsætning, vareforbrug og lagerbevægelser.

På fanen 'Posteringer' vises samtlige posteringer i varegruppen. Øverst kan du sætte filtre, så du f.eks. kun ser posteringer vedr Vareforbrug.

 

Forespørgsel på momskoder

Xena er født med en række standard momskoder. I traditionelle systemer opretter man en momskode, og denne momskode tilknyttes en tilsvarende finanskonto. I Xena er det anderledes, her er det faktisk selve momskoden du ser i kontoplanen.

Alle de steder, hvor der er bogført automatisk moms, er det en momskode der er direkte bogført på, og ikke en finanskonto.

For at forespørge på posteringer på en momskode, trykker du på momskoden, f.eks. via menuen Opsætning > Finansopsætning, fanen 'Momskoder'.

I boksen 'Detaljer' kan du på fanerne se forskellige bogføringsdetaljer/statistik for momskoden.

 

Forespørgsel via udskrifter

En let måde at forespørge i regnskabet på, er ved at benytte rapporterne, der findes under Finans > Finansudskrifter.

På fanen 'Posteringer' kan du øverst vælge en Finansgruppe, det kan f.eks. være Vareforbrug. Yderligere kan du også vælge en momskode, f.eks. EU moms.

I resultatet ser du alle varekøb i EU for den valgte periode. Man kunne også nøjes med at vælge en momskode, så vises posteringer for både køb og salg.

 

Bilagsnummerserier:

Når man forespørger på bilagsnumre, kan det være godt at vide hvilke bilagsnummerserier der tilhører hvilke typer bilag. Herunder ses en oversigt over, hvilket bilagsnummer de forskellige transaktioner starter med, samt om de nulstilles ved årsskifte:

• Lagerleverancer/lageroptællinger: 50000, nulstilles
• Rykkere (renter og gebyr): 80000, nulstilles
• Momsafregninger: 90000, nulstilles
• Salgsfakturaer: 100000
• Købsfakturaer: 300000

---

---