Dokumentstyring

Hvor har du gemt dine dokumenter? Og kan du finde dem igen? Når du bruger Xena, kan du gemme dine dokumenter sikkert - og det rigtige sted. Nemlig der, hvor du har brug for dem.

Dokumenter samlet ét sted, men alligevel sorteret

Du vil hurtigt opleve, at der i Xena er et dokument-område næsten alle steder. På Partneren, på ordren, på bilaget, på varekortet osv.. Du har med andre ord mulighed for at gemme dine dokumenter, der hvor de hører til.

På ordrer og projekter har du ydermere mulighed for at oprette dokumentmapper, hvis du ønsker at samle forskellige typer dokumenter i hver sin mappe.

Dokumenter og dokumentmapper kan downloades. Enten enkeltvis via menuen (de 3 prikker) for hvert dokument, eller ved at markere øverst og hente de valgte emner ned i en zip-komprimeret mappe.

Når du gemmer dokumenter i Xena, er de selvfølgelig beskyttet mod uautoriseret adgang, og der er altid backup af dem.

 

Relationer på et dokument

Alle dokumenter i Xena skal som minimum have én relation. En relation kan være en partner, et varenummer, et bilag, en ordre m.m.

For at se relationerne til et dokument, skal du åbne detaljerne for dokumentet ved at trykke på det. I bunden vælger du fanen 'Forbindelser'.

Alle de steder, dokumentet vises i Xena, hænger sammen med en relation. I dette eksempel vil det samme dokument blive vist på både bilagsnummer 4, på ordre 200145, samt på partner 10036.

 

Du kan altid slette en relation via menuen for relationen. Du kan også altid oprette nye relationer, ved at trykke på knappen 'Opret relation':

 

Versionshistorik

Du har mulighed for at gemme forskellige versioner af et dokument, så du kan se, hvordan forrige versioner så ud:

1. Ud for menuen for et dokument, finder du menupunktet 'Ny version'
2. Find dit dokumentet, der skal gemmes som en ny version af det valgte
3. Tryk på 'Upload'.

Det er altid nyeste version af et dokument du ser. For at se de tidligere versioner, vælger du i menuen for dokumentet punktet 'Versioner':

 

Hvis du i menuen for dokumentet vælger 'Gå til dokument', og her vælger fanen 'Versioner', kan du ydermere tilføje notat til hver version:

 

Forbundet med Dropbox

Xena er integreret med Dropbox. I dialogen til at tilføje et nyt dokument, vælger du fanen 'Dropbox'.

1. Tryk på knappen 'Vælg fra Dropbox'
2. Efter login vælger du de dokumenter du vil hente ind i Xena, og godkend for at lukke Dropbox igen
3. Når du er retur i Xena, trykker du på knappen 'Kopier filer til Xena'

 

Søg efter dokumenter

Har du behov for at finde tilbage til et helt bestemt dokument, men du ikke kan huske hvor i Xena dokumentet er gemt, kan du benytte dokumentoversigten til at søge dokumentet frem. 

Vælg i menuen Finans > Dokumentoversigt.

Her kan du søge på dokumentnavn eller dele af dokumentnavn. Derudover søges også ned i PDF-dokumenters og i OIO-fakturaers indhold, hvilket giver dig stor mulighed for at søge de ønskede dokumenter frem.

Hvis du f.eks. vil finde kreditorfakturaer, hvor varerne er leveret til en bestemt adresse, søger du ganske enkelt på adressen eller dele af adressen.

Tryk på dokumentet for at se yderligere detaljer.

 

Aldrig mere slæbe kasser af bilag til revisoren

Et bilag er i sagens natur et dokument af en eller anden slags, og dokumentet er derfor udgangspunktet for dine bogføringer i Xena. Når der bogføres via bilagsregistrering, gemmes dokumentet automatisk på bilaget. Bogfører du via kassekladden, kan du til hver linje manuelt uploade dokumenter.

Når dine bilag har dokumenter vedhæftet, er en invitation af din revisor det eneste du behøver at 'indsende' i forbindelse med momsafregning eller årsafslutning. Så er det slut med at lede efter bilag i mapper. De ligger alle elektronisk gemt i Xena, og er tilgængelige, uanset hvor du (og din revisor) er.

---

---