Spørre på bilag

I Xena går alle veier til Roma. Vil du for eksempel spørre på et bilag, er det mange måter det kan gjøres på. Nedenfor finner du litt inspirasjon.

Alle posteringer i Xena har et bilagsnummer. På hvert bilagsnummer kan det være flere regnskapsspor å følge. Så selv om du gjenbruker et bilagsnummer, vil det være mulig å se hver enkelt bokførte bokføring individuelt.

Dette er mulig fordi alle bokførte posteringer er tilordnet et transaksjonsnummer. Transaksjonsnummeret tildeles automatisk, og er et unikt nummer som genereres fortløpende. Uavhengig av hvilken bruker som regnskapsfører og uavhengig av regnskapsår.

Det er ikke bare finansbilag som tildeles et transaksjonsnummer. Det tildeles for eksempel også for bokførte fakturaer og lagertransaksjoner. Kort sagt alle posteringer.

 

Spørre på et bilag

Alle bilag finnes i menyen Finans > Bilag > Bilagssoversikt. Trykk på bilagsnummeret for å se de bokførte transaksjonene på bilaget.

Øverst vises de overordnede dataene for bilagsnummeret under vises de enkelte transaksjonene. Disse er sortert i kronologisk orden, slik at øverste transaksjon er først bokførte transaksjon på bilagsnummeret.

Den øverste delen av bilaget er delt inn i 5 faner:

• Detaljer: Grunnleggende data om vedlegget. Trykk på redigeringsblyanten for å endre beskrivelse
• Oppsummering: Viser total bokført sum på bilagsnummeret, fordelt per konto
• Dokumenter: alle dokumenter relatert til vedlegget. Nye dokumenter kan lastes opp fritt
• Endringslogg: Her ser du blant annet når bilagsnummeret ble opprettet
• Kostnadsregistrering: Viser ordrekostnader tilknyttet bilaget

Under vises transaksjonene på bilagsnummeret. En transaksjon kan kanselleres, eller du kan endre datoen. I begge tilfeller blir det opprettet en ny transaksjon der alle oppføringer har motsatt fortegn. Ved endring av datoen vil det bli opprettet ytterligere en transaksjon, nøyaktig lik den opprinnelige, men der datoen er endret.

Spørre på varegrupper

Kontoplanen i Xena er annerledes bygd opp i forhold til tradisjonelle bokføringssystemer, spesielt når det gjelder nettoomsetning/vareforbruk. Her er det varegruppene som gjenspeiles i kontoplanen, og en forespørsel på en omsetningskonto vil derfor tilsvare en forespørsel på en varegruppe.

Trykk på en konto i omsetning/vareforbruk for å åpne varegruppen.

I boksen 'Statistikk' vises bl.a. en samlet statistikk for gruppen, med en grafisk visning av omsetning/vareforbruk per måned.

I boksen 'Detaljer' i fanen 'Finanskontospesifikasjoner' vises en minikontoplan for varegruppen med nettoomsetning, vareforbruk og lagerbevegelser.

På fanen 'Posteringer' vises samtlige posteringer i varegruppen. Øverst kan du sette filtre slik at du f.eks. bare ser konteringen vedr. Vareforbruk.

 

Spørre på MVA-koder

Xena er født med en rekke standard MVA-koder. I tradisjonelle systemer oppretter man en MVA-kode, og denne MVA-koden tilknyttes en tilsvarende finanskonto. I Xena er det annerledes, her er det faktisk selve MVA-koden du ser i kontoplanen.

Alle steder hvor det er bokført automatisk merverdiavgift, er det en merverdiavgiftskode som er direkte bokført på, og ikke en finanskonto.

For å be om posteringer på en MVA-kode trykker du på MVA-koden, f.eks. via Oppsett > Finansoppsett, fanen 'Momskoder'.

I boksen 'Detaljer' kan du se forskjellige bokføringsdetaljer/statistikk for MVA-koden i fanene.

 

Spørre via utskrifter

En enkel måte å spørre i regnskapet på, er å benytte rapportene som finnes under Finans > Finansutskrifter.

På fanen 'Posteringer' kan du øverst velge en Finansgruppe, det kan f.eks. være Vareforbruk. I tillegg kan du også velge en MVA-kode, f.eks. EU MVA.

I resultatet ser du alle varekjøp i EU for den valgte perioden. Man kunne også nøye seg med å velge en MVA-kode, så vises posteringer for både kjøp og salg.

 

Bilagsnummerserier:

Ved forespørsel om bilagsnummer kan det være nyttig å vite hvilke bilagsnummerserier som tilhører hvilke typer bilag. Under ser du en oversikt over hvilket bilagsnummer de forskjellige transaksjonene starter med, samt om de nullstilles ved årsskifte:

Lagerleveranser/lagertellinger: 50000, nullstilles
Purring (renter og avgifter): 80000, nullstilles
Momsoppgjør: 90000, nullstilles
Salgsfakturaer: 100000
Kjøpsfakturaer: 300000

---

---