Oversikt

Kassakladd

Slik fungerer Xena kassakladd. Bruk den til bokføring og avstemming av bankbevegelser.

I Xena finner du en god gammeldags kassakladd. Der kan du foreta raske inntastninger, og du kan bruke tastaturet i et omfang som savner sidestykke i et online bokføringssystem!

Det er også mulig å overføre bankbevegelsene fra bankavstemmingen til kassen, slik at du kan bokføre banken nesten helt uten å taste noe som helst. Kassakladden foreslår selv hvilke ut- og innbetalinger som passer sammen med bankbevegelsen.

Du kan også importere posteringer fra en CSV-fil. Dette gjøres via menyen øverst til høyre i kassakladden. Her kan du også importere fil med KID-innbetalinger.

I prinsippet kan all bokføring i Xena gjøres fra kassakladden. Her kan du bokføre finansbilag, kjøp, salg og inn- og utbetalinger.

Hovedbildet er delt i to: Inntastingene er øverst, og nederst vises hva konsekvensen vil bli hvis det øverste bokføres. Mellom de to delene, vil det dukke opp advarsler eller feilmeldinger hvis det som er tastet inn, ikke er i balanse (hvis det feil, kan ikke kladden bokføres), eller hvis det er tastet inn noe som ikke er helt hensiktsmessig (da dukker det opp en advarsel).

Gå til Finans -> Kassakladd.

Bruk tastaturet og pil-tastene for å navigere i bokføringslinjene. Det går fortere enn å bruke musen.

Piltastene fram/tilbake, eller tab/shift+tab, flytter til neste/forrige felt.
Tab ved siste felt på en linje flytter til første felt i linjen under (danner en ny linje om nødvendig)
Piltast ned oppretter en ny linje
Piltastene opp/ned flytter markøren opp/ned i samme felt
Tast navn eller tall direkte i konto- eller beløpsfelt. F.eks. "Telefon" eller kundens navn, saldo, fakturanummer
Slett linjer med CTRL + "-" (minustegn)
CTRL + "+" (plusstegn) oppretter en ny linje over der du står

Forklaringer:

Kladd: Der er mulig å opprette flere kladder som har hver sin bilagsserie. Kladder opprettes under "Oppsett -> Finansoppsett", under fanen "Kladder". Her har du også muligheten til å justere neste foreslåtte bilagsnummer. MERK: Vær oppmerksom på at du bare kan justere bilagsnummeret opp!

Regnskapsår: Av sikkehetsmessige grunner er det bare mulig å bokføre innenfor ett år om gangen. Her kan du velge de regnskapsårene som er opprettet og åpne.

Inntastningslinjer:

Dato: Velg eller tast inn dato. Hvis du taster, avslutter du med "Enter". Tast f.eks. "01-10-15". Systemet foreslår alltid den samme datoen som du har tastet i linjen over. Dermed blir det enklere å taste noe i tidligere måneder uten å skulle bla i datovelgeren.

Bilagsnr: Bilagsnummerserie bestemmes av den kladden du har valgt. Systemet tildeler neste bilagsnummer ut fra det høyeste inntastede eller bokførte nummeret. Hvis du ønsker å tilføye noe til et eksisterende bilagsnummer, taster du bare inn dette nummer i feltet. Man får da en advarsel om at man bokfører på et tidligere brukt bilagsnummer. (Se også veiledning om bilag)

Type: Det finnes 4 bokføringstyper, som gir bokføringslinjene de egenskapene som er ønskelige ved den aktuelle bokføringen. Her forklares de 4 valgene:

Finans: Brukes til bokføring av inngående bilag, regninger samt kasse, lønn og andre alminnelige bokføringer. I "konto"-feltet kan du velge blant alle finanskontoene. Det kan enten motposteres på en betalingskonto eller på en partner (debitor/kreditor)
Partnerbetaling: Velges ved bokføring av inn- eller utbetalinger. I feltet "Partner" søkes det etter den partneren eller posteringen man ønsker å utligne. Det kan søkes etter bl.a. fakturabeløp, fakturanummer, ordrenummer, saldo, partnernavn, partnernummer osv ...
Kundeavgifter - Valgt ved manuell bokføring av renter / gebyrer på kunder, eller ved reversering av tidligere bokførte renter / avgifter. Velg partneren og velg hvilken finanskonto beløpet skal legges til. Hvis renter / avgifter skal legges til kundens saldo, skal beløpet krediteres. Hvis det er en reversering av tidligere utbetalt rente / avgift, må beløpet tastes i debet.

Konto: "Konto" er enten alle finanskontoer, betalingskontoer eller varegrupper. Tast inn det du søker etter. Er det en finanskonto for telefoni, så skriv "tele". Hvis det ikke finnes en konto for telefoni, vil systemet foreslå at den opprettes. Se Søk og opprett.

Beløp eller Debet/Kredit: Beløpsfeltet kan vises som ett felt, eller som en debet- og kredit-kolonne. Hvordan det vises, bestemmes under "Min profil". Beløpsfeltene i kassakladden kan litt ekstra; tast navn eller tall direkte i beløpsfeltene, f.eks. kundens navn, saldo, fakturanummer eller det beløbet du er på jakt etter.

Motkonto: Her kan velges mellom alle kontoene du har opprettet med kontotypen "Betalingskonto".

Beskrivelse: Gi alltid en god forklaring til bilaget. Å skrive "Forsikring" på en bokføring for en konto for forsikringer er det ikke stor hjelp i. Skriv noe kort som forklarer så mye som mulig. F.eks. "Tryg Bilforsikring 876126378 - AA12345".

Valuta: Ved bokføring av bilag i en annen valuta, kan valuta bestemmes. Det skal være opprettet en kurs før bokføringsdatoen. Se Oppsett -> Finansoppsett, under fanen "Valuta".

Moms: Ved "Finans" settes momskontoen til det som er standard for finanskontoen. Ved "Manuelt kjøp eller salg" settes momskontoen til det som er standard for varegruppen. Momskoden kan overstyres. Dette gir en advarsel om at det bokføres med en annen momskode enn det som er standard. Fradragsprosent settes også til standard. Denne kan tilpasses under menyen, helt til høyre på linjen. (Det finnes en egen registrering for importmoms og toll; se Importmoms og toll)

Avdelinger, Kostnadsbærer, Formål: Felter for dimensjoner i regnskapet vises kun i kassakladden hvis de er opprettet. (Oppsett -> Finansoppsett)

Menyen (de 3 strekene): Menyen inneholder de funksjonene som ikke blir brukt så ofte, for eksempel muligheten for å tilføye dokumenter og hoppe til de forskjellige kontoene som er brukt på bokføringslinjen.

Hvordan systemet bokfører:

Når "Finans" er valgt i Type: Kontoen som er valgt, bokføres med fortegnet som skrives. Så debet hvis beløpet er positivt. Motkonto er bokført omvendt. Motkonto brukes vanligvis kun for betalingskonto. Partner er også en motkonto, derfor kan det ikke være noe i motkonto og partner samtidig.

Når "Partnerbetaling" er valgt i type: Det blir bokført på partner med tegnet som er skrevet, dvs. debitering dersom beløpet er positivt og det legges opp mot motkontoen.

Oppdatert: 8. mar.. 2023