Kom godt i gang med den første faktura
I denne startveiledningen vil du lære hvordan du kommer i gang med å opprette og sende din første faktura.
I regnskaper i Xena er det i prinsippet bare bedriftens grunndata som skal opprettes før du er klar til å skrive din første faktura. Her er imidlertid noen gode råd til deg før du begynner.
Varegrupper & oppdeling av salget
Det er en god idé å ha tenkt igjennom hvordan du ønsker at salget skal deles opp, før du begynner å fakturere. Hvis du selger arbeid i tillegg til forskjellige materialer, kan du med fordel dele salget opp i 2 Varegrupper. Da kan du nemlig se hvor mye arbeid du har solgt i forhold til materialer.
Du trenger ikke å være regnskapsfører for å opprette varegrupper i Xena. Du oppretter ganske enkelt de varegruppene du ønsker i menyen Oppsett > Vareoppsett > Varegrupper. Hvilke konti dette skal bli i regnskapet, kan skrives inn senere.
Når du har opprettet varegrupper, er du klar til å opprette varer også. En vare i Xena er alt du selger - både arbeidstimer, fysiske varer og lisenser. Alt kan opprettes med et varenummer, så det forenkler arbeidet med å lage ordrer.
Lag din første faktura
I Xena baseres alle salg på en ordre.
En ordre kan være flere ting. Det kan være at ordren starter som et tilbud. Når tilbudet er godtatt, kan den samme ordren skrives ut som en ordrebekreftelse. Når ordrebekreftelsen er på plass og varen levert, kan den samme ordren skrives ut som en faktura.
Trinn 1: Opprett ordre og kunde
Velg Salg -> Ordre -> Opprett ordre. I dialogen velger du om ordren er til salg eller kjøp. Nå blir ordren opprettet og får automatisk tildelt et ordrenummer.
På ordren må du først velge hvem kunden er. I feltet 'Partner' kan du søke etter eksisterende kunder. Hvis ingen treff vises, kan du opprette kunden ved å trykke på pluss-ikonet ved siden av feltet 'Partner'.
I dialogen som åpnes ser du til høyre de resultatene vi kunne finne ut fra søket ditt. Hvis Xena ikke har noen forslag, kan du fylle ut kundens opplysninger manuelt. Du kan også slette det du søkte etter i første omgang, og foreta nytt søk etter kunden.
Trinn 2: Legg til varelinjer
Nå mangler ordren bare varelinjer. Trykk derfor på lenken "+Opprett ny linje". Du kan skrive inn varetekst, antall og pris som du vil, men det er en god idé å opprette varer, som nevnt tidligere i denne veiledningen.
Varene kan opprettes direkte via ordren ved å trykke på pluss-ikonet i feltet 'Varenr.'. En ny dialogboks vises for oppretting av varen.
Trinn 3: Dann faktura osv.
Når ordren har fått lagt til både en kunde og ordrelinjer, kan den skrives ut eller sendes på e-post som faktura, tilbud, ordrebekreftelse, kreditnota med mer. Trykk derfor på ordremeny-knappen øverst til høyre (de 3 prikkene), og velg hvilken utskrift du ønsker å opprette. Utskriften 'Proforma faktura' bokfører ikke noe, den viser bare en utkastutskrift av hvordan fakturaen vil se ut.
NESTE GUIDE: Bokføring og regnskap.
- Oppdatert