Elektronisk faktura
Elektronisk faktura, E-faktura, EHF faktura, EAN faktura, GLN faktura, OIO faktura, Mobile Pay Invoice. Kært barn har mange navne. Xena understøtter alle former for elektronisk fakturering.
I Xena har du flere alternativer for fakturahåndtering:
- Skriv ut på papir
- Send / motta fakturaer via e-post
- Send / motta fakturaer elektronisk *
- Send fakturaer via MobilePay faktura *
* Elektronisk fakturering i Xena er mulig takket være vår samarbeidspartner Sproom. Uansett hvordan du velger å levere og motta fakturaer, er det gratis i Xena hvis du sender / mottar 5 elektroniske fakturaer per måned via Sproom. Deretter krever det et betalt abonnement hos dem. Du starter bare og blir kontaktet av Sproom direkte hvis behovet for elektroniske fakturaer overstiger 5 stk. per. måned
Slik kommer du i gang med elektronisk fakturering
Under "Firma" -> "Firmaoppsett" finner du en boks som heter "Elektronisk faktura". Trykk på "Oppsett av elektronisk faktura" -knappen.
Skriv inn ORG.nummeret ditt (Husk å velge riktig type i feltet "Dine opplysninger"), og skriv inn e-postadressen som kontoen hos Sproom må opprettes til.
Hvis du vil bruke MobilePay-faktura, må du skrive inn ditt MobilePay-avtalenummer.
Trykk på Opprett.
VIKTIG: Ovennevnte trinn oppretter en profil hos Sproom. Du vil nå motta en e-post fra Sproom med en lenke for å fullføre registreringen. Hvis du ikke mottar denne e-post, kan du bare opprette profilen i Sproom her: Opprett profil.
Deretter:
- Kontakt Sproom at din konto hos dem må være koblet opp mot Xena (DK CVR nummer 34080631)
- Spør også Sproom om å sende deg en API-nøkkel for å knytte din Sproom-konto med din Xena-konto.
- Vennligst informer Xena Support om dit firma navn, firma registreringsnummer og den nøkkel du mottok fra Sproom
Slik sender du elektroniske fakturaer:
Du må sørge for at mottakeren er registrert i Peppol (lenke for å sjekke her).
Før du skriver en elektronisk faktura, må partneren (kunden) som sendes til have CVR/Org.nr. samt EAN nr. (GLN nummer) udfyllt. 
Tips: Hvis du vil at Xena automatisk skal foreslå elektronisk faktura når du oppretter en faktura for en bestemt partner, er det en god ide å ALTID fylle feltet GLN-no på partneren, selv om fakturaen skal sendes via CVR / Org. nummer. For eksempel, skriv inn partnerens CVR / Org. nummer i feltet.
Når ordren er klar for fakturering trykkes på "Fakturering" som vanlig. I dialogboksen Faktura velger du "Elektronisk faktura" i det øvre feltet. Dette er hvor normalt "Epost" eller "Print" er valgt. Hvis du ikke har dette alternativet, har du glemt å fylle ut CVR / Org.nummer på partneren.
I den neste dialogboksen velger du riktig format:
Hvilke felter skal jeg være oppmerksom på når du oppretter ordren?
- Det er viktig at partneren er opprettet med en adresse i adressefeltet
- Det er viktig at du ikke har opprettet "tomme faktura linjer" på oppgaven - dvs. linjer uten tekst og beløp
- Hvis du har oppgitt en leveringsadresse, sendes denne også i den elektroniske fakturafilen
- Feltet "Deresref" sendes som kundens referanse
- Oppgavebeskrivelse og oppgavenotat = Sendes med som faktura notater i den elektroniske fakturaen. Hvis du vil ha tekst sendt sammen med oppgavens fakturalinjer, må du opprette en elektronisk faktura per oppgave
Hvordan kan jeg sjekke forsendelsen?
Når fakturaen er sendt til Sproom - kan du på ordren under fanen "Journal" se kvitteringen på at Sproom har mottatt fakturaen (når trinn 3 av 3 er fullført).
Du kan også sende eller gensende fakturaen ved å klikke på menyen ved siden av fakturaen - og her velger du "Send elektronisk faktura"
Endelig anbefales det at du logger deg på din Sproom-konto, og øverst velger du Salg> Oversikt. Her ser du alle fakturaene Sproom har behandlet. Klikk på en faktura for å se ytterligere detaljer på fakturaen og statusen for behandling av fakturaen i Sproom.
- Oppdatert