Åpningsbalanse

På et tidspunkt skal det en startsaldo inn på finanskontoer, kunder, debitorer og varer. Se her hvordan det gjøres.

Den første åpningsbalansen

Du kan velge å starte med faktureringen i Xena, og så opprette åpningsbalansen senere. Du kan også velge å starte med åpningsbalansen og så starte faktureringen senere. Men uansett rekkefølge må det på et tidspunkt noen åpningstall inn.

Før bokføringen for alvor kan begynne, er det en stor hjelp å ha den riktige banksaldoen. Eller du har kanskje behov for å starte med kundesaldoer. I Xena kan du starte med å taste inn deler av åpningsbalansen. Alt sammen skal ikke nødvendigvis inn samtidig!

Ofte er det en revisor som kommer med åpningstall for en ny virksomhet. For at revisoren din skal taste inn dette, er det en god idé å invitere revisoren. Se Revisor.

 

Hvor taster man inn åpningsbalansen?

Åpningsbalansen tastes inn under Finans -> Åpningstall. (Samme meny finnes også under Oppsett -> Finansoppsett -> regnskapsår.) Velg deretter det året som du skal taste inn åpningsbalansen for.

Revisorer har denne "Regnskapsår"-menyen under en egen hovedmeny ("Primoposteringer"). Her tastes både åpningsbalansen (første år) og etterposteringer/åpningstall til nye år.

Når du har valgt det året du ønsker å taste åpningsbalansen inn i, åpner du en detalj-meny hvor du kan angi selve åpnings- eller etterposteringstallene.

 

Aktiva og passiva (eiendeler og gjeld)

For å legge til et åpningstall, skal en konto tilknyttes en hovedgruppe. I dette eksemplet har vi føyd til kontoen "Bygninger" og tastet inn 750.000 kroner.

Når du starter med et helt tomt Xena-regnskap, er det ikke opprettet noen kontoer, men det foreligger et eksempel på en kontoplan, som med fordel kan benyttes.

Du begynner bare å taste i feltet (se søk og opprett). I neste felt skriver vi for eksempel "Biler". Hvis det finnes kontonumre som er opprettet med teksten "biler", vil disse vises, men vi har ikke en konto for egne biler, så derfor kommer dette popup-vinduet:

Her har systemet allerede forstått at det er konto 8230 - Biler jeg ønsker å opprette. I dette popup-vinduet vises alle kontoer som er opprettet, og alle forslagskontoer som finnes i eksempelkontoplanen.

Vi trykker "Opprett" og får nå mulighet for å taste inn et åpningstall for biler.

Opprettelse av alle passiva følger helt samme mønster.

 

Utregning av egenkapital

Når du har tastet inn hele eller deler av åpningsbalansen, kan du med fordel velge "Rekalkulér åpningstall". Dette vil beregne ubalanse og føre dette mot egenkapital, slik at balansen balanserer. 

Denne funksjonen kan kjøres hver gang du har tastet noe i åpningsbalansekladden.

Den summeringen som vises over åpningsbalansekladden, vil nå balansere (vise 0,00).

 

Debitorer og kreditorer (kunder og leverandører)

Når man taster inn kunde- og leverandørsaldoer, opprettes det beløper på samlekontoer i regnskapet, så i stedet for å taste inn disse, opprettes den delen via inntastning av saldoer på kunder og leverandører. Du har mulighet for å opprette flere linjer på hver debitor og kreditor, så det er mulig at taste inn utestående på faktura-nivåer.

Igjen er det bare å skrive inn navn. Også selv om personen ikke er opprettet. Det kan opprettes partnere direkte herfra.

 

Resultat (driften)

I det første regnskapsåret er det mulig å taste inn åpningstall i driften (resultatoppgjøret). Dette benyttes hvis du starter med å bruke Xena i en regnskapsperiode.

Igjen kan du søke og opprette de kontoer som ikke er opprettet. Kontoer under gruppene nettoomsetning, vareforbruk og varelager er litt spesielle. De er i virkeligheten varegrupper. Kontonummer på disse angis under varegruppen eller i kontoplanen.

 

Varekartotek (varebeholdning)

Det er to måter å taste inn en varebeholdning på:

1. Manuelt
Det er mulig å opprette en lagerverdi manuelt direkte under eiendeler ("Manuelt lager"). Se det tidligere avsnittet "Aktiva og passiva (eiendeler og gjeld)".

2. Via lagerstyring
Det er mulig å opprette et varelager med beholdning (se lagerstyring). Her vil lagerkontoer (som i virkeligheten er varegrupper) styres helt automatisk, og de vil til enhver tid stemme overens med lagerbeholdningen, på samme måte som samlekontoer stemmer med debitor/kreditor-føringer.

Se egen veiledning om import av varer. Igjen er det mulig å opprette direkte herfra.

Avstemming

Når hele åpningsbalansen er skrevet inn, avstemmes den ved å kjøre funksjonen "Rekalkulér åpningstall" og avstemme egenkapitalen under gjeld.

Kun brukere med administrator- eller revisorrettigheter kan rette i åpningsbalansen.

---

---