Skabeloner til salgsordrer

Ved brug af skabeloner til salgsordrer, kan du let og hurtigt få oprettet salgsordrer med fast definerede oplysninger.

For at anvende skabeloner, starter du med at oprette en ny ordre, og på denne opbygger du skabelonen. 

Når alle felter er sat, gemmer du ordren som en skabelon. Skabelonen kan nu anvendes, både ved oprettelse af nye ordrer samt på eksisterende ordrer. 

OBS: Oprettes en ordre fra en partner eller fra et projekt, kan der ikke vælges skabelon. Her skal du derfor manuelt vælge skabelon når ordren ER oprettet.

 

Disse felter gemmes i skabeloner:

Fra ordrehovedet gemmes (hvis udfyldt):

• Internt notat
• Deres reference
• Projektnummer
• Afdeling
• Bærer
• Formål
• Ordrestatus

På evt. opgaver gemmes:

• Beskrivelse
• Notat
• Opgavestatus

På evt. ordrelinjer gemmes:

• Varenr
• Tekst
• Antal
• Enhed

Vær opmærksom på, at prisen ikke gemmes. Hvis prisen på en vare ændrer sig, efter skabelonen er gemt, vil det derfor altid være den gældende pris der hentes ind på ordren.

 

Brug af skabeloner

Gem en skabelon

Du kan gemme alle de skabeloner du har behov for. En skabelon gemmes med udgangspunkt i en salgsordre, så du skal starte med at oprette en ny salgsordre. Udfyldt alle de felter du ønsker skal sættes som standard, når du anvender skabelonen.

Vælg nu i menuen for ordren punktet 'Gem skabelon'.

I dialogen skal du enten vælge at gemme som ny skabelon, eller at overskrive en eksisterende.

Skabelonerne sorteres alfabetisk, så du kan f.eks. sætter nummer 1, 2, 3 osv. foran, for selv at kunne styre rækkefølgen. Du kan dermed få de mest anvendte skabeloner øverst i listen.

Skabelonerne gemmes pr regnskab, så du kan også f.eks. sætte initialer foran skabelonnavnet, hvis hver ordreansvarlig har hver sit sæt skabeloner.

 

Anvend en skabelon

Når du har gemt din første skabelon, vil du fremover, ved oprettelse af salgsordrer fra hovedmenuen, også kunne vælge en skabelon. Alle de informationer du har gemt i den valgte skabelon, vil blive anvendt på den nye ordre der oprettes. 

 

Du kan også anvende skabeloner på eksisterende ordrer.

I menuen for salgsordren vælger du 'Anvend skabelon'. Vær opmærksom på, at felterne i ordrehovedet overskrives med de gemte felter i skabelonen. Hvis skabelonen er gemt med opgave(r), tilføjes disse som ekstra opgaver til ordren.

 

Omdøb eller slet en skabelon

Har du gemt en skabelon med et forkert navn, eller ønsker du at slette en skabelon, skal du blot åbne en tilfældig ordre, og i menuen for ordren vælge punktet 'Administrer skabeloner'.

I dialogen kan du ændre navn på skabeloner, eller du kan trykke på skraldespand-ikonet ud for den skabelon du vil slette.

Først når du trykker på 'Gem', gemmes ændringerne. Fortryder du dine ændringer, trykker du på 'Annuller', og dialogen lukkes uden at gemme.

 

Eksempler på skabeloner

1: Skabelon til tilbud

Jeg ønsker en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende tilbud', samt afdeling skal være 'Projekt'. Derudover ønsker jeg mine standardbetingelser sat ind i opgavenotatet. 

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet vælger status 'Igangværende tilbud', samt jeg sætter afdeling til 'Projekt'. Nede på opgaven skriver jeg standardbetingelser ind i opgavenotatet.

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Tilbud projektafdelingen'. 

Næste gang jeg skal skrive et tilbud for projektafdelingen, vælger jeg denne skabelon ved oprettelse af ordren.

 

2: Skabelon til et bestemt projekt

Jeg ønsker en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende', projektnummer skal være 10001, i Deres reference skal der altid stå 'Peter Petersen, rekv. 123-ABC', samt afdelingen skal være 'Projekt'. Der skal ingen opgave oprettes, når skabelonen anvendes, da den kun er til brug på eksisterende ordrer.

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet sætter de ønskede felter som beskrevet. Den opgave der automatisk er oprettet på ordren, sletter jeg.

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Projekt 10001 til eksisterende ordre'.

Når jeg anvender denne skabelon på en eksisterende ordre, sættes felterne i hovedet ud fra skabelonen, mens eksisterende opgaver på ordren bibeholdes.

 

3: Opgave med forslag til ordrelinjer

Jeg ønsker en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende'. Øvrige felter i ordrehovedet skal ikke overstyres via skabelonen. Ordren skal indeholde én opgave med en bestemt beskrivelse og note, samt den skal indeholde 2 faste ordrelinjer. Opgavestatus skal være 'Planlægges'.

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet vælger ordrestatus 'Igangværende'. På opgaven indtaster jeg beskrivelse og note samt opgavestatus sættes til 'Planlægges'. Derudover tilføjer jeg de 2 ønskede ordrelinjer med ønsket tekst, antal og enhed.

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Gennemgang flyttelejlighed'.

Når jeg anvender denne skabelon, sættes ordrestatus nu til 'Igangværende' samt der oprettes en opgave med dataene fra skabelonen.

---

---