Ordrestatus

Næsten uanset hvilken type forretning man har, så er den rigtige arbejdsgang afgørende for effektiviteten og kvaliteten af det man leverer. Med Xenas ordrestyring har du et effektivt værktøj til at styre din ordrestatus og dermed sikre overblikket og en rigtig arbejdsgang.

 

Ideen bag ordrestatus

Ordrestatus er et visuelt billede af alle åbne ordrer. Ideen er, at alle ordrer starter til venstre, og jo længere ordren er i arbejdsprocessen, des længere til højre rykker den. Når ordren er faktureret og afsluttet, vises den ikke længere i oversigten.

Ordrestatus har én visning pr. bruger, så de kolonner man f.eks. ser i forsendelsesafdelingen er ikke nødvendigvis de samme som sælgeren eller ordrebehandleren ser. Men alle kan følge med i hvilke opgaver der venter og kan skubbe dem videre i processen. Alle medarbejdere kan derfor svare kunder på, hvor langt deres ordre er. 

Hver kolonne bør være en opgave som skal udføres eller en specifik status i din ordreproces, f.eks. 'Skal pakkes', 'Skal ringes', 'Igangværende', 'På hold'.

At have en status for noget der ER udført, f.eks. 'Er pakket', kan gøre at ordren strander. For hvem skal så gøre noget? Sørg for, at hver status fortæller, hvad der sker eller hvad der skal ske.

 

Manuel, men alligevel effektivt

Den nuværende version af Xenas ordrestyring er helt manuel. En ordre flyttes fra én status til en anden ved, enten at vælge en ny status på ordren, eller ved at flytte den over i en anden kolonne med musen.

Quotify har udviklet en app 'Quotify - Autostatus', hvor ordrestatus automatisk opdateres. Når appen er installeret, sætter du egne regler op for hvornår en ordrestatus skal ændres, og til hvilken status. Et super smart hjælpeværktøj, specielt hvis du integrerer med en webshop.

 

Statusoversigten

Statusoversigten finder du to steder:

• Salgsordrer: Salg > Statusoversigt
• Købsordrer: Køb > Statusoversigt

 

Opret statustyper

Er der ikke oprettet statustyper i dit regnskab, vil billedet være tomt. Tryk på 'Opret standard' for at komme hurtigt i gang. Nu vises de standard statustyper som Xena foreslår. Alle vises, bortset fra 'Faktureret'.

Hvis du ønsker at ændre farver, tekst eller oprette helt andre statustyper, så tryk på 'Vis' (dropdown-menuen) og vælg 'Ordreopsætning'. Her vælges fanen 'Ordrestatus', og du kan nu redigere/oprette/slette helt efter eget behov.

 

Forklaring til statusoversigten

I statusoversigten bestemmer du selv, hvilke kolonner du ønsker at se. Du vælger også, om du ønsker at se enten partnerens adresse eller leveringsadressen. Disse valg foretages via dropdown-menuen på knappen 'Vis'.

Anvender du lagerstyring, vil en lille, farvet cirkel vise den samlede leveringsstatus på ordren. Ved at holde musen over den farvede cirkel, får du en forklaring på, hvad farven betyder.

Du kan udfolde ordrer, og se ordrens underliggende opgaver.

I menuen (de 3 prikker) for hver ordre, finder du link til handlinger, du kan foretage fra statusoversigten.

 

Vælg Ordrestatus på ordren

Alle nye ordrer oprettes automatisk med den ordrestatus der har det laveste indeks (standard er det 'Oprettet'). Ordrer, der fandtes før du aktiverede ordrestatus, vil ikke have nogen status tildelt. For at få vist en ordre i statusoversigten, kræver det at du har valgt en ordrestatus på ordren.

En ordre kan flyttes fra én status til en anden ved enten at vælge en ny status på ordren, eller ved at flytte den over i en anden kolonne med musen.

 

Status i ordreoversigter

Ordrestatus vises også i ordreoversigterne.

Ved at holde musen over den farvede cirkel til højre i listen, ser du beskrivelsen af den aktuelle statustype.

Derudover kan du i toppen vælge filter på ordreoversigten, så du kun ser ordrer med den/de valgte ordrestatus.

 

---

---