Opsætning af regler for godkendelse af omkostninger

Ønsker du at der skal ske godkendelse af omkostninger på forskellig vis i dit regnskab, ser du her hvilke muligheder der findes for opsætning af dette i Xena.

Hvis ansvarlig skal godkende ordreomkostninger

Du kan vælge at ordreomkostninger skal godkendes af den ordreansvarlige, før de kan bogføres på ordrer.

1. Vælg menuen Opsætning > Finansopsætning, vælg fanen 'Prokuraopsætning'
2. Sæt flueben i feltet 'Ordreansvarlig skal godkende ordreomkostninger'

 Dette vil have indflydelse i disse skærmbilleder:

• Bilagsregistrering: Bilag med ordreomkostninger skal indenom den ordreansvarliges indbakke for godkendelse. Du kan vælge at sætte en fast godkender på leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige. Følg vejledningen her.
• Omkostningsregistrering: Registreringer skal godkendes af den ordreansvarlige på fanen 'Godkendelse'

 

Godkendelse af bilag ud fra beløb

Du kan opsætte regler for godkendelse af bilag indenfor beløbsgrænser - dette kaldes Prokura.

Så længe bilaget ikke er godkendt af en bruger med rettighed til at godkende indenfor bilagets beløbsgrænse, vil det ikke blive endeligt bogført, og vil heller ikke blive hentet ind til betalingsforslag i menuen Køb > Betalingsoversigt.

Åbn menuen Opsætning > Finansopsætning, vælg fanen 'Prokuraopsætning'

1. Tryk på knappen 'Opret'
2. Vælg en bruger
3. Indtast beløb inkl. moms, som brugeren må godkende til betaling
4. Vælg startdato for denne regel
5. Udfyld aldrig slutdato når du opretter prokuraregler

Skal beløbsgrænsen for en bruger rettes, skal du oprette en ny regel for brugeren med en ny startdato og nyt beløb. Den eksisterende regel opdateres nu automatisk med slutdato.

Hvis man anvender prokuragodkendelse, SKAL der oprettes en prokuraregel for alle de medarbejdere, der har adgang til bilagsregistrering.

Bilag videresendes automatisk til den person, der har det nærmeste prokurabeløb i forhold til beløbet på bilaget.

• Er der brugere der aldrig må kunne endelig godkende et bilag, kan du sætte maks. beløb til f.eks. kr. 1,00 på disse
• Er der en bruger der ALTID skal have sidste hånd på bilag, kan alle øvrige brugere oprettes med kr. 1,00, og den endelige godkender oprettes med kr. 1.000.000.000,00.

 

Eksempel på et godkendelses-flow:

1: Bilaget starter hos en bogholder, der har prokura til kr. 100,00. Bogholderen sætter ordreopgave, vælger finanskontonr. og trykker på 'Bogfør':

• Bogholderen kan ikke godkende ordreomkostninger, så bilaget sendes nu automatisk videre til første ordreansvarlig

2: Bilaget er nu havnet i den ordreansvarliges indbakke. Indbakken for projektansvarlige kan åbnes via menuen: Projekt > Dashboard:

• Ordreansvarlig godkender ordreomkostninger ved at trykke på 'Bogfør'
• Da bilaget allerede er finansbogført af bogholderen, kan finanskonteringen IKKE ændres

3: Bilaget havner nu hos den bruger, der har nærmeste prokuraregel til at godkende bilaget endeligt:

• Bilaget ER blevet ordrebogført, derfor kan ordreomkostninger IKKE ændres
• Bilaget ER blevet finansbogført, derfor kan finanskonteringen IKKE ændres
• Brugeren kan endeligt godkende bilaget ved at trykke på 'Bogfør'
• Nu forsvinder bilaget fra indbakken, og vil også fremkomme i Køb > Betalingsoversigten

---

---