Integration til EG Lønservice

Anvender du EG Lønservice, kan du fra Xena overføre alle godkendte lønregistreringer til lønsystemet, og dermed let og hurtigt få lavet din lønkørsel.

Forberedelse

1. Du skal sikre dig, at alle medarbejdere er oprettet i EG Lønservice.
2. Du skal oprette lønsatser på medarbejderne i EG Lønservice, da der ikke overføres satser fra Xena.

Er du i tvivl om hvordan du opretter medarbejderne og opretter lønsatser, kontakt da supporten hos EG Lønservice her.

 

I Xena åbner du menuen Apps > Appstore. Her skal du installere appen Eg Lønservice. Vælg hvilke brugere der skal have adgang til appen, og dermed også have adgang til at overføre lønregistreringer til EG Lønservice.

 

Opsætning af integration

• I menuen Opsætning > Import/eksport data > API-nøgler skal du trykke på 'Opret'
• I feltet navn skriver du 'EG Lønservice'
• Tryk på 'Opret'.

Der bliver nu dannet en lang nøgle, som du skal kopiere.

 

Åbn menuen Finans > EG Lønservice

• Første gang du åbner menupunktet skal du indtaste dine loginoplysninger til EG Lønservice
• Når du er logget ind, trykker du på tandhjulet øverst til højre.

 

 

I næste skærmbillede skal alle 3 felter udfyldes:

1. I feltet API-nøgle indsætter du den kopierede API nøgle fra punktet ovenover
2. Indtast dit EG Lønservice virksomhedsgruppe samt virksomhedsnr. 
   • Gruppe= 2. og 3. cifre fra dit brugernavn
   • Virksomhed = de 3 sidste cifre i dit login
   • Eksempel 012345XXXX - Gruppe = 12, Virksomhed = 345
3. Tryk på 'Gem ændringer'

I dette skærmbillede kan du også logge ud af EG Lønservice ved at trykke på knappen 'Log ud'. Næste gang du åbner menupunktet Finans > EG Lønservice, bliver du bedt om igen at logge ind.

 

 

Overfør løngrundlag

Inden du overfører løngrundlag til EG Lønservice, kan du via projektrapporten Medarbejderomkostninger se en total for perioden for alle dine medarbejdere, samt kontrollere at alle registreringer er godkendt.

OBS: Vær igen opmærksom på, at der ikke overføres satser på lønregistreringerne. Alle satser skal oprettes og vedligeholdes i EG Lønservice.

Når du har kontrolleret løngrundlaget, er du klar til at overføre posterne til EG Lønservice.

I menuen vælges Finans > EG Lønservice. Du skal nu igennem 4 trin. 

Næste gang du kører lønkørsel huskes disse indstillinger. Det er kun ved ansættelse af ny medarbejder, eller hvis du har taget en ny aktivitetstype i brug, at du skal ændre i opsætningen i step 2 og 3.

Tryk på Næste/Forrige knapperne i bunden for at skifte trin, eller blot tryk på trinene øverst.

 

Trin 1 - valg af lønperiode

Her vælger du hvilken type løn du ønsker at overføre løngrundlag for.

Vælger du en af typerne med brugerdefineret periode, kan du frit vælge fra-til dato for overførsel. I kalendervisningen til venstre vælger du en fra-dato, i kalendervisningen til højre vælger du en til-dato. Begge datoer inkluderes.

 

 

Trin 2 - parring af medarbejdere

I dette trin skal du parre dine brugere i Xena med medarbejderne i EG Lønservice.

Tryk i feltet ud for hver bruger, og vælg den medarbejder fra EG Lønservice vedkommende skal parres med.

• Har du valgt Timeløn i trin 1, kan du kun vælge timelønsmedarbejdere fra EG Lønservice.
• Har du valgt Månedsløn i trin 1, kan du kun vælge månedslønnede medarbejdere fra EG Lønservice.
• Har du fået valgt en forkert parring for en bruger, kan du vælge 'None' for at fjerne parringen.
• Du kan ikke sætte flueben ud for en bruger, hvor du ikke har valgt en parring af en medarbejder

Sørg for at få valgt de medarbejdere du ønsker skal medtages i denne lønkørsel.

 

Trin 3 - parring af lønarter

Her skal du parre dine aktivitetstyper i Xena med lønarterne i EG Lønservice. Benyt samme fremgangsmåde som ved parring af medarbejdere.

Er du i tvivl om hvilke lønarter du skal vælge fra EG Lønservice, kontakt da supporten i EG Lønservice.

 

Trin 4 - Resumé og kør lønlisten

Her ser du en opsummering af dine valg. Du kan altid gå tilbage til et af de tidligere trin og korrigere, og derefter vende tilbage til trin 4 for at køre lønlisten.

1. I step 4 trykker du på knappen 'Kør lønlisten'
2. På en ny fane åbnes login til EG Lønservice
3. Log på EG Lønservice, og kontroller den nye lønliste der er oprettet
4. Foretag evt. korrektioner/tilføjelser og klarmeld lønlisten.

Ønsker du at fortryde en overførsel, sletter du blot lønlisten i EG Lønservice, og laver en ny overførsel fra Xena.

Er du i tvivl om hvor du finder din lønbehandling i EG Lønservice, kontakt da supporten hos EG Lønservice her.

 

 

Bogføring af lønbilag

Ønsker du at få overført konteringslinjer fra lønkørsler i EG Lønservice til din kassekladde i Xena, skal du have sat kontering op i EG Lønservice. Send evt. dit seneste lønbogføringsbilag til din revisor, og bed om hjælp til hvilke finanskonti de forskellige lønsummer skal bogføres på.

1. I EG Lønservice under Arbejdsgiver > Regnskabskonti skal du oprette de finanskonti der skal bogføres på ved lønkørsel
2. Vælg derefter fanen 'Regnskabskonti lønarter', og indtast her den finanskonto de enkelte lønarter ønskes bogført på
3. Ret henvendelse til EG Lønservice, og bed dem aktivere overførsel af bogføringsbilag til Xena
4. Sikre dig at du også har oprettet alle finanskontiene i Xena

 

Dernæst opretter du en kladde i Xena:

1. Vælg menuen Opsætning > Finansopsætning > Kladder
2. Kladden skal have navnet 'EG lønservice XXXX', hvor XXXX er beskrivelsen på det regnskabsår, du ønsker posterne indlæst i. Denne beskrivelse finder du i menuen Opsætning > Finansopsætning > Regnskabsår.
3. Indtast nummerserie f.eks. fra 15000 til 15099

Det er vigtigt at du ikke reserverer for mange bilagsnumre til kladden. Du skal kun reservere det antal bilagsnumre du har behov for til bogføring af løn indenfor ét regnskabsår.

 

For nærmere vejledning til kassekladden, se her.

Hvis dine bogføringsposter ikke overføres til kassekladden i Xena, næste gang der sker en lønkørsel i EG Lønservice, så kontakt Xena supporten for fejlafhjælpning.

Inden da, bedes du kontrollere, at du har indtastet korrekte oplysninger under Finans > EG Lønservice > tryk på tandhjulet øverst til højre. For hjælp til opsætningen af dette skærmbillede, se øverst i denne guide.

---

---