Fratrædelse af medarbejder

Følg denne guide, hvis du har en bruger, som er fratrådt din virksomhed.

 

Når en medarbejder fratræder i din virksomhed, kan du vælge enten at:

1. Beholde brugeren i dit regnskab, men som en inaktiv bruger
2. Fjerne brugeren helt fra dit regnskab. Brugeren kan senere inviteres ind i regnskabet igen.

 

Forberedelser

Historiske data

Hvis du fjerner en bruger eller sætter en bruger til inaktiv i dit regnskab, kan det have visse konsekvenser for din tilgang til dataene tilknyttet denne bruger. Hvis brugeren f.eks. er sat som ansvarlig på ordrer og/eller projekter beholdes denne information. Men i filter-felterne vedr. ansvarlig kan du ikke længere vælge den slettede bruger.

Så alle tilknyttede data bibeholdes, men du er begrænset i søgning efter disse data. Inden brugeren slettes/deaktiveres bedes du derfor gennemgå igangværende ordrer/projekter og. evt. ændre den ansvarlige til en anden aktiv bruger.

Har brugeren også bilag liggende i Bilagsregistrering, blokerer dette for sletning af brugeren. Sørg for at brugeren har godkendt alle disse bilag, eller flyt dem til en anden ansvarlig/godkender.

 

Godkend åbne registreringer

Inden en medarbejder deaktiveres/slettes, skal du også sikre dig, at alle brugerens registrerede ordreomkostninger er godkendt:

1. Åbn menuen Tid > Omkostningsregistrering, vælg fanen 'Godkendelse'
2. Ret datofilter, så du er sikker på at se alle registreringer, der endnu ikke er godkendt
3. Vælg medarbejderen i filteret foroven
4. Kontroller linjerne, marker dem og tryk på 'Godkend valgte'
   

 

Sæt søgeord på medarbejderen

For at kunne fravælge medarbejderen på f.eks. projektrapporten 'Medarbejderomkostninger', kan du sætte et søgeord på medarbejderens tilhørende partner. Dette søgeord kan du senere filtrere på.

1. Vælg i menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere, og tryk på medarbejderen i oversigten.
2. I boksen hvor brugerens navn står, vælger du fanen 'Søgeord'
3. Tryk på rediger-ikonet, og skriv søgeordet 'Fratrådt'
4. Tryk på knappen 'Tilføj'

Ved næste medarbejder vil søgeordet 'Fratrådt' automatisk blive vist i listen over allerede oprettede søgeord.

 

 

I projektrapporten 'Medarbejderomkostninger' kan du nu i filteret for medarbejdere fravælge de fratrådte:

 

 

Metode 1: Sæt brugeren som inaktiv

Vælg i menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere, og tryk på medarbejderen i oversigten.

1. I boksen 'Opsætning' vælges fanen 'Medarbejder'
2. Tryk på rediger ikonet i højre hjørne for at se alle indstillinger
3. Indtast dato for fratrædelsen i feltet 'Ansættelsesudløb'
4. Fjern flueben for adgang til modulerne som markeret herunder

 

Vælg derefter igen menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere. Marker feltet 'Vis deaktiverede', for også at se fratrådte brugere.

1. Tryk på de 3 prikker ud for brugeren, og vælg punktet 'Tilpas apps'
2. Fjern flueben ud for alle apps
3. Tryk på knappen 'Rediger' for at gemme

 

Gå tilbage til menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere. Marker igen feltet 'Vis deaktiverede'.

1. Tryk igen på de 3 prikker ud for brugeren, og vælg punktet 'Skift roller'
2. Vælg rollen 'Medarbejder'
3. Tryk på knappen 'Skift' for at gemme

Rollen 'Medarbejder' er en gratis rolle, og giver kun brugeren adgang til sin egen profil. Ingen data af nogen art i dit regnskab kan tilgås med denne rolle.

 

Metode 2: Slet brugeren

Du kan vælge helt at slette brugeren fra dit regnskab. Brugeren beholdes dog som partner i dit regnskab, så hvis du senere inviterer samme bruger igen, vil denne blive tilknyttet den gamle partner.

Vælg i menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere.

1. Tryk på de 3 prikker ud for brugeren, og vælg punktet 'Slet'
2. Du ser nu en dialog, hvor du informeres om hvad der påvirkes ved sletning af brugeren
3. Kan du acceptere dette, trykker du på knappen 'Slet bruger'

Bemærk, at brugeren kun fjernes fra det aktuelle regnskab. Selve brugerens profil slettes ikke. Så længe brugerens Xena-profil ikke slettes, kan brugeren senere inviteres ind i dit regnskab igen med den samme e-mailadresse, og vil dermed blot blive genaktiveret på den tidligere partner.

 

Hvis brugeren senere inviteres ind igen i det samme regnskab, vil dataene på den gamle partner, på fanen Opsætning > Medarbejder, blive genaktiveret.

• Datoen i 'Oprettet' er den gamle dato fra da brugeren første gang blev oprettet i regnskabet.
• Brugeren kobles sammen med den oprindelige partner
• Evt. dato i feltet Udsættelsesudløb bliver slettet
• Xena indbakke e-mailadresse forbliver den samme som før
• Tidligere oprettede lønsatser på medarbejderen genaktiveres

---

---