Brugervejledning til appen EG Go

Denne vejledning beskriver de funktioner en medarbejder kan benytte i EG Go og i EG Log i hverdagen.

Vi anbefaler at du benytter browseren Google Chrome

Er det første gang du skal logge på EG Go, kan du i denne vejledning læse om hvordan din bruger aktiveres, samt hvordan du logger på EG Go.

 

Forsiden

Anvender du tidsstempling til registrering af tid, og du har en aktiv tidsstempling, vises denne opgave øverst på forsiden. Du kan nu let foretage ny stempling på denne opgave (rundt ikon med pil), tilføje materialer (rundt ikon med varevogn) eller ændre status på opgaven (rundt ikon med farveprik). Du kan også at stoppe/pause tidsstemplingen, ved at trykke på firkanten øverst til højre i den grønne bjælke.

Derunder vises den næste opgave du har planlagt for dagen.

Punktet "Gå til opgaver": Viser dine planlagte opgaver samt fællesopgaver.

Punktet "Opret ny ordre": Vises kun hvis du har adgang til at oprette nye ordrer.

Opslagstavle: Generel besked til alle brugere af appen.

 

Menuen

Menuen åbnes ved at trykke på menu-ikonet øverst til venstre (de 3 streger):

• Hjem = Gå til forsiden
• Søg = Søg efter en opgave
• Opgaver = Se kalenderen med dine opgaver, samt fællesopgaver
• Opret ordre = vises kun hvis du har adgang til at oprette nye ordrer
• Mine timer = Se dine registreringer, samt rette/slette registreringer, der endnu ikke er godkendt
• Firmadokumenter = Generelle dokumenter, som altid er tilgængelige
• Guides = Åbne oversigt over guides vedr. appsene EG Go og EG Log 

I menuen vises også de sidste opgaver du har arbejdet på, så du har let adgang til disse.

 

Søgning

Første trin er at finde den opgave du skal arbejde på:

1. Vælg "Søg" i menuen, eller søg fra din forside
2. Vælger du "Søg" i menuen, ses med det samme en oversigt over de senest 20 oprettede opgaver.
3. Søg efter opgavenavn, adresse eller kundenavn. Søgeresultaterne præsenteres løbende
4. Vælg ønsket opgave og du ser nu alle detaljer på opgaven

Får du valgt den forkerte opgave, trykker du blot på tilbage-pilen øverst til venstre, og du vender tilbage til søgeresultaterne fra før.

 

Detaljer på valgt opgave

På opgaven ser du alle nødvendige detaljer. Du har mulighed for at indtaste et notat til selve opgaven. Fortryder du, kan notatet slettes igen ved at trykke på skraldespandsikonet ud for.

Trykker du på knappen "Vis alle felter", udfoldes Interne notater og Aftalens beskrivelse, for at kontrollere om der er yderligere oplysninger du skal være opmærksom på.

 

 

Registrer tid

For at registrere tid på den valgte opgave, trykker du på "Registrer tid" i bunden.

Hvilke muligheder for tidsregistrering der vises, afhænger af hvordan modulet er sat op på kontoret, men herunder er alle typer kort beskrevet:

 

Tidsstempling

Dette fungerer som et stempelur, og er den letteste og hurtigste metode. Du starter ganske enkelt tidsregistrering på det aktuelle klokkeslæt. Det eneste du skal vælge, er en tidskode. Ved brug af tidsstempling er det vigtigt, at du også får stemplet dine pauser, samt at du slutter dagen af med at stemple tidskoden "Stop/Gå hjem".  

 

Manuel tidsstempling

Her skal du vælge klokkeslæt hvor tidsstemplingen skal starte, samt en tidskode. Ved brug af tidsstempling er det vigtigt, at du også får stemplet dine pauser, samt at du slutter dagen af med at stemple tidskoden "Stop/Gå hjem".  

 

Dagsregistrering

Her skal du vælge tidskode, dato og antal forbrugte timer/minutter. Hvis din arbejdstid er sat op på kontoret, foreslås timer/minutter automatisk, men kan altid overstyres. Her er det også muligt at indtaste en note, som bliver vist ved godkendelse af timerne på kontoret.

 

Andet

Registrering af diverse (KM, kost/logi m.m.)

 

OBS vedr tidszoner

Hvis du befinder dig i udlandet, og telefonen skifter over til det pågældende områdes tidszone, bliver klokkeslæt på dine registreringer automatisk konverteret om til lokal dansk tid, hvis du anvender tidsstempling. Ønsker du tiden registreret i dansk tid, skal du manuelt ændre tidszonen på din tlf. til dansk tidszone.

 

Anvendelse af enhedens placering

Hvis du anvender tidsstempling, vil du, første gang du foretager en tidsstempling, blive spurgt om enheden må benytte din placering. Hvis du tillader dette, vil du fremover blive advaret, hvis du foretager en tidsstempling på en opgave, hvor du er over 100m fra adressen på opgaven. Du kan altid vælge at fortsætte registreringen, hvis du er sikker på det er den rigtige opgave du har valgt.

 

Tilføj varer

For at registrere varer på den valgte opgave, trykker du på "Tilføj varer" i bunden. Der vises automatisk en liste over de senest brugte varer, men øverst kan du selvfølgelig også frit søge efter andre varer.

Du kan også registrere varen via en stregkode eller en QR-kode, ved at vælge "Kamera scanner". Har du en håndscanner koblet på din telefon, vælger du i stedet "Håndscanner". For at kunne registrere varer via stregkode eller QR-kode, kræver det at varen har et stregkodevarenummer tilknyttet i regnskabet. Er du i tvivl, så spørg din administrator om brugen af dette.

Ud for den ønskede vare regulerer du først antal, og derefter trykker på "Indkøbsvogn" for at gemme registreringen. 

 

Ændre status

Når du er færdig med en opgave, eller opgaven f.eks. er sat på hold, kan du skifte status på den. Proceduren for skift af status aftales internt i din virksomhed- Det er vigtigt at de aftalte procedurer overholdes, da det giver projektlederen på kontoret et overblik over alle opgavernes umiddelbare status.

Det er også opgavens status der vises i projektlederens kalender, så den ansvarlige kan se om en planlagt opgave udføres som forventet.

 

 

Faner øverst på opgaven

Når du står på forsiden af en opgave, har du 4 faner tilgængelige i toppen af skærmen:

• Oversigt
• Vareforbrug
• Kvalitetssikring*
• Dokumenter*

* - disse 2 punkter har du adgang til, hvis din administrator har tilføjet appen "EG Log" til din bruger.

 

Oversigt

På oversigten vises alle tilgængelige oplysninger vedr. opgaven. Det er også her du kan tilføje fakturanotat, som automatisk bliver gemt på opgaven på kontoret.

 

Vareforbrug

Øverst kan du vælge filter, så du f.eks. kun ser de varer der er tilføjet af dig.

Hvis vareforbruget afventer godkendelse, kan du stadig redigere antal eller slette registreringen. Du kan også trykke på papir-ikonet ud for varen, og tilføje en ekstra tekst. Denne bliver tilføjet til den eksisterende varetekst, og vil også være en del af fakturateksten på et senere tidspunkt.

Hvis vareforbruget er godkendt, kan du ikke slette registreringen, men du kan tilbageføre ønsket antal af registreringen. Dette afføder en ny linje til godkendelse med antal i minus.

Nederst i vareoversigten ser du antal godkendte timer på opgaven, sammen med et link til at åbne din timeseddel.

 

Kvalitetssikring

Her kan du oprette nye kvalitetssikringsskemaer på opgaven, eller du kan arbejde videre med igangværende skemaer.

Hvis en opgave kræver udfyldelse af kvalitetssikringsskema, vil dette skema automatisk blive vist her som forslag med et rødt OBS-ikon.

Derudover kan du folde en oversigt ud over de seneste 10 skemaer du har færdigmeldt.

 

Når du har åbnet et skema for udfyldelse, kan du tilføje billeder og noter for hvert punkt på skemaet, samt du skal tage stilling til om punktet er kontrolleret eller om er irrelevant for opgaven.

Nederst kan du tilføje signatur samt GPS-stempling, for at dokumentere tid og sted for udfyldelse af skemaet.

 

Dokumenter

Her kan du tage billeder der automatisk gemmes på opgaven, eller du kan vedhæfte eksisterende billeder/dokumenter fra din mobile enhed.

Bemærk: iOS begrænser muligheden for rotation af billeder som tages direkte. Derfor anbefaler vi, at billeder tages horisontalt, når man benytter iOS produkter, f.eks. iPhone.

Øverst kan du vælge mellem de mapper du er blevet tildelt adgang til.

 

 

Opret ekstra aftale/opgave

Når du står på oversigten på en opgave, kan du oprette en ekstra aftale i kalenderen, eller du kan oprette en helt ny opgave på samme ordre. Tryk på knappen "+" på forsiden på opgaven.

Opret aftale:

1. Indtast en aftaletitel og en beskrivelse
2. Vælg dato og klokkeslæt samt varighed.
3. Vælg OK i bunden for at gemme, og aftalen er nu oprettet i din kalender

Opret opgave:

1. Indtast en opgavetitel og en beskrivelse.
2. Tryk på knappen "Tilføj underskrift", og kunden kan nu underskrive på din telefon/tablet.
3. Vælg OK i bunden for at gemme.
4. Opgaven oprettes nu på ordren, og samtidig dannes der automatisk et dokument på ordren med kundens underskrift.

 

 

Opgaver (planlagte i kalenderen)

Under punktet "Opgaver" fra menuen vises dine opgaver. Foroven skifter du dato frem/tilbage, samt du kan skifte over til Ugeplan.

Der kan findes 2 typer opgaver i din oversigt:

Opgaver: Dette er de opgaver du er planlagt til at udføre på et bestemt tidspunkt.

Fællesopgaver: Dette er opgaver der ikke er planlagt til noget bestemt tidspunkt, men som fra kontorets side er lagt ud til det/de teams du er medlem af. Alle fællesopgaver er sorteret efter den deadline der er sat på opgaven.

• Du har mulighed for at tage en fælles opgave, og dermed flytte den over i din egen kalender. Du vælger selv dato og tidspunkt for placering af opgaven i din egen kalender.
• Du kan efterfølgende returnere opgaven til teamet og dermed fjerne den igen fra din egen kalender.
• Hvis du tager opgaven, vil de øvrige medlemmer af teamet ikke længere kunne finde opgaven under "Fællesopgaver"

 

 

Opret ordre

Dette menupunkt vises kun, hvis kontoret har givet dig adgang til at oprette nye ordrer. Det er vigtigt at du får alle detaljer tastet ind, så kontoret ikke mangler oplysninger hvis kunden skal kontaktes, eller når fakturaen skal sendes til kunden.

1. Indtastes en kort opgavebeskrivelse
2. Indtast evt. Notat
3. Vælg ansvarlig. Det er den ansvarlige der skal godkende alle registreringer på ordren.
4. Søg efter partner (kunde).
5. Vælg korrekt Ordrestatus for opgaven. Det er vigtigt at aftale med kontoret hvilken status du skal vælge når du opretter nye ordrer. Hvis du f.eks. med det samme går i gang med at arbejde på opgaven, kan det være du skal vælge status "Igangværende". 

 

 

Opret kunde

Hvis ikke kunden er oprettet i forvejen, kan du trykke på "Vis ekstra felter", for selv at oprette kunden

1. Udfyld her Navn, Adresse, Postnr., By
2. CVR.nr., E-mailadresse og Telefonnr.
3. Hvis leveringsadressen er forskellige fra kundens egen adresse, kan du vælge dette og dermed åbne for ekstra felter til indtastning af leveringsadressen.

 

 

Mine timer

Din timeseddel finder du via menuen > Mine timer.

Her kan du bladre frem og tilbage i ugenumre øverst. For hver uge ser du antal registrerede timer, og nederst ser du en summering af øvrige registreringer pr aktivitetstype.

Hvis du udfolder en dato, ser du de detaljerede registreringer for dagen. Du kan redigere/slette en registrering, ved at klikke du på blyant-ikonet.

---

---