Dokumentmapper
Alle ordrer og projekter indeholder en fane til Dokumenter. Her kan du oprette mapper til strukturering af de gemte dokumenter.
Opret et sæt af standardmapper
Ønsker du den samme dokumentmappestruktur på alle dine salgsordrer, kan du nøjes med at oprette disse én gang for alle under Opsætning > Ordreopsætning, vælg fanen 'Mapper'.
OBS: Kun nye ordrer vil få denne mappestruktur. På alle eksisterende ordrer kan du manuelt oprette de mapper, du har behov for.
Mapper på projekter
Hvis du benytter projektmodulet, håndteres dokumentmapper på nøjagtig samme måde som på ordrer.
Oprettelse af standardmapper til projekter finder du i menuen Opsætning > Projektopsætning, vælg fanen 'Mapper'.
Håndtering af mapper
Når du opretter en salgsordre, vil mapperne fra opsætningen automatisk blive tilføjet på ordren.
- For at redigere/slette en mappe, trykker du på menuen ud for mappen.
- For at oprette en ny mappe, trykker du på knappen 'Ny', og i undermenuen vælges 'Ny mappe'.
Du kan ikke slette en mappe der indeholder dokumenter. Du er altså nødt til først at flytte dokumenterne til en anden mappe, eller at slette relationen (via menuen for dokumentet).
Kopierer du en ordre til en ny ordre, vil mapperne fra standard opsætningen blive anvendt på den nye ordre. Mapper og dokumenter fra den gamle ordre, vil ikke blive kopieret med over på den nye.
Det er kun muligt at oprette mapper i ét niveau, du kan altså ikke oprette en undermappe til en mappe.
Håndtering af dokumenter i mapper
Flyt/kopier:
Dokumenter kan både flyttes og kopieres mellem alle mapper på den samme ordre:
- Marker et eller flere dokumenter
- Tryk foroven på knappen 'Flyt til' eller 'Kopier til'
- Vælg mappen de skal flyttes/kopieres til. Vælger du mappen 'Roden', placeres dokumentet på forsiden af fanen 'Dokumenter'.
Det samme dokument kan altså godt være placeret i flere mapper på én gang.
Se/ændre relationer:
For at se hvilke mapper et dokument er tilknyttet, eller for at fjerne tilknytningen til en mappe, trykker du på menuen ud for dokumentet. I menuen har du en række muligheder for at håndtere dokumentet og dets relationer (tilknytninger):
Vælger du 'Gå til dokument', vises det sædvanlige billede med information om dokumentet, men her er der tilføjet en ny kolonne 'Mappe'.
For hver relation kan du via menuen slette den pågældende relation. Det vil sige, at hvis du i nedenstående eksempel sletter relationen til mappen 'Tegninger', vil dokumentet efterfølgende kun findes i dokumentroden. Sletter du så også relationen til roden (blank mappe), vil dokumentet helt fjernes fra ordren.
Søg i dokumenter
I søgefeltet på fanen 'Dokumenter', søges der på tværs af alle mapper på ordren.
I søgeresultatet ses en sammentælling af, hvor mange dokumenter der matcher din søgning. Søgningen kan nulstilles ved at trykke på 'Ryd', hvorefter du kan starte ny søgning.
Hvis det samme dokument findes i flere mapper på ordren, vises dokumentet kun som ét resultat, så du ikke får vist det samme dokument flere gange.
Ønsker du at se yderligere information om dokumentet, f.eks. hvilke mapper/ordrer/projekter dokumentet har relation til, trykker du på menuen ud for dokumentet og vælger 'Gå til dokument'.
- Opdateret