Beskriv dine procedurer for bogføring

Fra og med din regnskabsperiode for 2023 skal du have en beskrivelse af dine bogføringsprocedurer.

Den nye bogføringslov stiller krav til dig og din virksomhed. Et af disse nye krav er, at der skal foreligge en  beskrivelse af bogføringsproceduren, inden du starter din næste regnskabsperiode. Erhvervsstyrelsen har udgivet en skabelon, man kan bruge til at beskrive virksomhedens bogføringsprocedurer. De har også offentliggjort en vejledning om, hvad en bogføringsprocedure skal indeholde.

Download skabelonen og læs vejledningen hos Erhvervsstyrelsen

Hvad er en bogføringsprocedure?

Den nye bogføringslov, der bliver udrullet i Danmark lige nu, indeholder krav om (i kapitel 2, § 6), at virksomheder skal beskrive deres procedure for bogføring. Det indbefatter:

• Procedurer for at sikre at alle transaktioner løbende registreres.
• Procedurer for at opbevare virksomhedens regnskabsmateriale sikkert.
• Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.

Kravet om beskrivelse af bogføringsprocedurer erstatter det tidligere krav om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Hvornår skal du have din bogføringsprocedure klar?

Beskrivelsen af dine bogføringsprocedurer skal være klar ved starten af det næste regnskabsår. For mange virksomheder, der følger kalenderåret, betyder det, at den skal være klar senest 1. januar 2023.

Denne beskrivelse er en del af din virksomheds regnskabsmateriale og skal gemmes sammen med det. Du kan for eksempel gemme den i EG Xena, så den er let tilgængelig for alle. Det kan gemmes som et dokument på regnskabsåret, som vist nedenfor. Husk også at opdatere din beskrivelse, hvis der skulle ske ændringer.

Hvordan beskriver man sin bogføringsprocedure?

Erhvervsstyrelsen har lavet en skabelon du kan bruge i Word. Den gør det nemt for de fleste virksomheder, rimelig hurtigt, at lave en fyldestgørende beskrivelse. For store virksomheder med mange transaktioner og store pengesummer, kan skabelonen fungere som et udgangspunkt til at lave mere dokumentation.

Hvis du bruger regnskabssystemet EG Xena kommer her nogle tips til, hvilke informationer du skal have med i din regnskabsprocedurer.

• Ansvarlige personer: Dette er sandsynligvis nogle af de samme personer, som er administratorer i regnskabet i EG Xena.
• Bogføringssystem: Angiv EG Xena som dit bogføringssystem.
• Kontoplan: Du kan se regnskabets kontoplan under Finans > Kontoplan.
• Procedure for registrering af transaktioner: En del af jeres procedure kan for eksempel være at sende bilag til bilagsregistreringen i EG Xena.
• Opbevaring af regnskabsmateriale: Det regnskabsmateriale du opbevarer i EG Xena er gemt i en "cloud-løsning". Det betyder, at vi tager backup af materialet for dig.
• Betryggende opbevaring: Her kan du for eksempel beskrive, hvis alle medarbejderne har aktiveret to-faktorgodkendelse til login i EG Xena. Læs mere om vores sikkerhed.
• Fremfinding af regnskabsmateriale: Du kan tildele eksterne personer læserettigheder til dit regnskab i EG Xena. En anden mulighed er at downloade en kopi af alle regnskabsdata og sende disse til fx myndighedspersoner. Vi anbefaler at du gemmer alle dine bilag, kvitteringer, kontrakter og så videre direkte i EG Xena, sikkert og forsvarligt. På den måde er det både nemt at finde dem frem igen og overholde den nye bogføringslovs krav til digital opbevaring.

Du skal selvfølgelig først og fremmest forholde dig til vejledningen fra Erhvervsstyrelsen, som den står i skabelonen. Ovenstående punkter er blot til inspiration og en hjælp til at finde de informationer som vejledningen henviser til.

Der er stadig flere nye ting på vej, som følge af den nye bogføringslov. Vi vil holde dig opdateret her på vores hjemmeside.