Sådan organiserer du dokumenter i Xena

Her er et overblik over hvordan filer kan gemmes og organiseres ved hjælp af relationer, versioner og mapper.

Dokumentation er bevis for, at din virksomhed kører efter reglerne. At have aftaler på skrift hjælper alle parter til leve op til forventningerne. Mange dokumenterer deres arbejde med kontrakter, billeder og skemaer. Alle disse filer kan gemmes i Xena, så de opbevares sikkert og er nemme at finde igen.

Upload dér hvor filerne hører hjemme

Tilbud, ordrebekræftelser, fakturaer og betalinger bliver automatisk gemt sammen med ordren eller projektet. Men du kan også uploade filer og gemme dem direkte på en partner, ordre eller et projekt.

Filer, som er landet i din indbakke, kan flyttes til partnere, ordrer, varer, andre bilag, medarbejdere, projekter eller regnskabsår. Samme fil kan også være knyttet til flere ting på én gang.

Organiser i mapper

For nyligt udgav vi en opdatering der introducerede mapper i Xenas dokumentstyring. På ordrer kan du nu oprette mapper og gemme dokumenter i dem.

Hvis du altid skal bruge nogle bestemte mapper, kan du lave en standardopsætning for mapper på salgsordrer. Hvis du benytter vores projektmodul, gælder det samme for dokumenter på projekter. Disse mapper vil blive klargjort automatisk for hver ny ordre eller projekt, du opretter. Du kan stadig tilpasse hver enkelt ordre eller projekt, hvis du har brug for andre eller flere mapper.

Med denne nye funktion kan du definere en mappestruktur, som giver bedst mening for dig og din forretning, hver gang du opretter en ny ordre.

Gem versioner af filer

Nogle filer bliver måske opdateret fra tid til anden. Det kunne fx være kontrakter under udvikling. Du kan opdatere filer i Xena ved at uploade en ny version. Den nyeste version er dermed tilgængelig alle de steder, filen allerede er knyttet til.

Søg i alle filer

Hvad så når du står og mangler et bestemt dokument, men du kan ikke huske hvad det hedder? Hvis du kan huske hvad dokumentet handler om, kan du stadig nemt finde det.

Fra Xenas "Dokumentoversigt" kan du søge i alle dokumenter i hele regnskabet, uanset hvor det er gemt. Det ekstra smarte er, at du ikke bare søger på filnavne men også i teksten inde i filerne.

LÆS MERE: Sådan bruger du dokumentstyring.

Hvis du vil prøve regnskabssystemet Xena med dets effektive og fleksible dokumentstyring, kan du oprette en gratis konto og gå i gang med det samme.