Vi har fået en hel ny hverdag

Elmerhøj Anlægsgartneri A/S har sagt farvel til papirbøvl og har på et år formået at optimere forretningen med 20 procent ved at blive digital.

Hos Elmerhøj Anlægsgartneri A/S i Nordjylland er det nu slut med papirfakturaer og timesedler, som blev væk i firmabilerne. De har nemlig investeret i brancheløsningen fra EG Construction, der bruger Xena som platform. Det har skabt større overblik, bedre projektstyring og optimeret forretningen med 20 procent.

Med løsningen følger en app som alle 24 medarbejdere har på deres mobil. Her kan de løbende registrere time- og materialeforbrug, lægge fotos ind til kvalitetssikring, se projekttegninger og fakturaer fra leverandører. Udover at spare tid giver den hver dag et overblik over projekterne.

"Hver medarbejder sparer 20 minutter hver dag – og det kan mærkes."
– Mikkel Krogstrup, partner og driftsleder

Papirkaos og manglende overblik

Mikkel Krogstrup, driftsleder og partner i firmaet, fortæller om tiden før implementeringen af EG's brancheløsning, bygget på Xena: "Alt kørte på papir. Vi fik et overblik med 2-3 ugers forsinkelse. Før var det ikke muligt at få en hurtig status og fx begynde at lave en faktura med det samme. Glemte vi en timeseddel eller en faktura, var det bare ærgerligt. Ofte fandt vi løse arbejdssedler i firmabilerne længe efter, de skulle have være indleveret og regnet med i en faktura. Det var rigtig surt at miste indtjening på den måde."

Løsningen var et nemt, online system

"Nu indtaster medarbejderne alle informationer om et projekt med det samme", fortsætter Mikkel Krogstrup. "Derfor kan vi i dag lave løn ud fra de indtastede timer via appen, som medarbejderne har på telefonen. Alle har adgang til de specifikke projekter, de er involveret i, og deres kalender på telefonen opdateres løbende med de nye opgaver", forklarer Mikkel Krogstrup.

Medarbejderne har hurtigt lært systemet at kende og ledelsen bruger derfor mindre tid på at godkende indtastede oplysninger.

Man var lidt skeptisk i starten, og der blev taget backup de første måneder. Hvis der nu skete et eller andet… Den skepsis viste sig at være helt ubegrundet. "Vores data er fuldt tilgængelige døgnet rundt, og sikkerheden betyder, at vi ikke skal bekymre os om mistede data", forklarer Mikkel Krogstrup.

Betaling for alle timer og færre fejl

Tidligere havde Elmerhøj Anlægsgartneri A/S også en udfordring med arbejdstimer, der var brugt, men ikke kunne overføres til en kunde. De eksisterer ikke længere, takket være appen. Nu faktureres opgaverne korrekt i forhold til det reelle tidsforbrug.

Mikkel Krogstrup konkluderer: "Både vores og medarbejdernes arbejde er helt sikkert blevet lettere. Tidligere skulle vi hver morgen oprette og printe sedler til medarbejderne. Nu kører de direkte til opgaverne. Det er en helt ny hverdag. En ekstra bonus ved systemet er, at vi næsten ingen reklamationer får på regninger mere, altså færre fejl og en bedre kundetilfredshed."

"Det er en helt ny hverdag." – Mikkel Krogstrup, partner og driftsleder

Brancheløsninger bygget på Xena

Systemet, Elmerhøj Anlægsgartneri A/S har implementeret, er lavet af EG Construction med Xena som platform. Løsningen omfatter time- og materialeregistrering, projektstyring, løn, fakturering, håndtering af projekttegninger, dokumentation og fotos til kvalitetssikring samt kalkulation/tilbudsgivning.

LÆS MERE: Brancheløsning til håndværkere.